Lohn- und Gehaltsabrechnung Test 2023 • Die besten Lohn- und Gehaltsabrechnung Anbieter im Vergleich

Was ist das Auslagern der Lohn- und Gehaltsabrechnung?

Jeder Arbeitsgeber ist laut §108 GewO dazu im Test verpflichtet, für seine Angestellten eine Lohn- und Gehaltsabrechnung auszustellen. In dieser sind im Vergleich alle Details über das Gehalt in einem festgelegten Zeitraum aufgeführt und aufgeschlüsselt. Der Mitarbeiter kann durch die Lohnabrechnung genau nachvollziehen, weshalb er die Lohnsumme erhalten hat. Die Gehaltsabrechnung ist hilfreich, bleibt jedoch eines der kompliziertesten Aufgabenfelder in einem Unternehmen. Sie unterliegt ständigen Gesetzesänderungen, die der Buchhalter kennen muss, wodurch eine Weiterbildung zwingend erforderlich ist. Das betrifft besonders Änderungen im Bereich des Sozialversicherungs- und Steuerrechts. Ein hohes Fachwissen ist notwendig, damit in der Lohnabrechnung keine Fehler unterlaufen.

Gerade in kleineren Unternehmen ist die Gehaltsabrechnung daher ein zeitintensiver Vorgang mit höheren Kosten und Ausgaben. Die Überlegung liegt nahe, die Lohnabrechnung besser auszulagern, damit mehr Zeit bleibt, sich auf das eigentliche Aufgabenfeld zu konzentrieren. Durch Outsourcing der Lohnabrechnung ist ein zusätzlicher Buchhalter nicht mehr notwendig.

Die Aufgabe wird komplett an ein Dienstleistungsunternehmen für Outsourcing übergeben, die auf das Fachgebiet spezialisiert sind und damit auch das fachliche Wissen und die Kompetenz für die Bearbeitung der Gehaltsabrechnungen mitbringen.

Dabei hat der Auftraggeber im Test weiterhin die Möglichkeit, einen persönlichen Ansprechpartner zu haben, mit dem allen Fragen geklärt werden können.

Buchhaltungsagenturen und Dienstleister arbeiten meistens mit Unternehmensberatern und Anwälten eng zusammen, wodurch eine zuverlässige Zusammenarbeit im Vergleich möglich ist. Das Auslagern der Lohnabrechnung bedeutet entsprechend die Übergabe der Aufgabe an einen externen Dienstleister. So können Kosten eingespart werden, ebenso der Zeit- und Arbeitsaufwand

Wie funktioniert das Auslagern der Lohn- und Gehaltsabrechnung?

Das Auslagern der Lohnabrechnung soll vor allen Dingen Geschäftsprozesse besser rationalisieren, die Prozesskomplexität vereinfachen und bessere Management-Kapazitäten schaffen. Ein Unternehmen ist durch die Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen flexibilisiert und kann sich besser auf das Kerngeschäft konzentrieren. Die ausgelagerte Lohnabrechnung und Buchhaltung kann im Test entsprechend den zeitlichen und finanziellen Aufwand senken.

Der externe Dienstleister übernimmt die gesamte Erstellung der Lohnabrechnungen und macht das Einstellen eines separaten Mitarbeiters unnötig, der zusätzlich Geld kostet und nur auf dieses Fachgebiet spezialisiert ist. Selbst wenn eine Halbtagsbürokaft dafür eingestellt wird, verfügt diese selten über das notwendige Fachwissen. Darauf spezialisierte Unternehmen bieten eine zuverlässige und kompetente Abwicklung, die selbstständig und auf Auftrag verläuft. Dabei spart die Firma nicht nur das Gehalt des Buchhalters, sondern auch die Nebenkosten, darunter dir Fort- und Weiterbildungskosten oder die Kosten für die benötigte Hard- und Software.

Das Auslagern beinhaltet daher die Beauftragung externer Dienstleister, die die notwendigen und wiederkehrenden Aufgaben der Lohn- und Gehaltsabrechnung übernehmen. Durch das gebotene Fachwissen, werden Fehler vermieden, die spätere Folgekosten verursachen könnten. Gleichzeitig sind Dienstleister nicht tarifgebunden. Tarifverhandlungen, die das eigene Unternehmen betreffen könnten, gelten dann nicht für die Lohnbuchhaltung. Ähnlich vorteilhaft ist das Auslagern der Gehaltsabrechnung, wenn in der Firma an sich Einsparungen gemacht werden müssen. Die Arbeit bleibt in der Hand des gewohnten Dienstleisters und die Kosten sind im Test überschaubar.

Das Outsourcing der Lohnabrechnung kann auch zeitbefristet sein. Die Auslagerung wird entsprechend im Zeitraum einer ausfallenden Fachkraft an eine externe Firma abgegeben. Das kann durch Kündigung, Schwangerschaft oder Krankheit der Fall sein.

Das Auslagern ist im Test dann eine Art Übergangslösung, wobei der Aufwand wegfällt, einen Mitarbeiter durch eine Ersatzkraft ersetzen zu müssen und kein befristeter Buchhalter eingestellt werden muss, der den kurzen Zeitraum seiner Tätigkeit kennt und daher nicht in gleicher Vertrauensbasis beschäftigt werden kann. Jeder Mitarbeiter sollte sich mit einem Unternehmen identifizieren können. Eine kurzzeitige Anstellung weckt wenig Vertrauen, während der externe Dienstleister damit kein Problem hat, sondern die Auslagerung für den Zeitraum übernimmt, für den es beauftragt wurde.

Das Auslagern der Lohnabrechnung ermöglicht eine immer pünktliche und zuverlässige Gehaltsabrechnung für alle Mitarbeiter. Meistens wird von externen Dienstleistungsunternehmen eine bestimmte Bearbeitungszeit im Test garantiert. Die Daten werden vertraulich behandelt, und die Systemanwendungen der Dienstleister können vorab geprüft werden. Der Datenschutz steht im Vordergrund und der Unternehmer oder Selbstständige kann auf einen persönlichen Ansprechpartner zurückgreifen, der die Bearbeitung übernommen hat und sich auch mit den Fakten und Daten auskennt.

Das Auslagern sorgt dafür, dass betriebsinnere Abläufe nicht gestört werden. Dabei kann die Erstellung der Gehaltsabrechnung individuell besprochen werden. Alle Änderungen im Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht werden durch das Buchhaltungsunternehmen im Vergleich direkt berücksichtigt, so dass keinerlei eigene Recherche notwendig ist. Die Auswertung und Erstellung erfolgt nachvollziehbar und in der Regel sehr übersichtlich. Viele Unternehmen bieten für das Auslagern auch die Möglichkeit, einen Mitarbeiter für ein persönliches Gespräch vorbeizuschicken.

Das engagierte externe Unternehmen übernimmt den kompletten Abrechnungsprozess, so dass alle Mitarbeiter pünktlich jeden Monat ihre Gehaltsabrechnung erhalten und der Lohn ebenfalls zeitfestgelegt auf dem Konto der Beschäftigten landet.

Amit wird unwirtschaftliches Arbeiten vermieden, das ansonsten durch einen höheren Personal- und Zeitaufwand aufkommt. Das Auslagern der Lohnabrechnung kann immer zu einem Festpreis festgelegt werden.

Das gestattet eine genaue Kalkulation der Kosten im Vergleich zu den anderen Möglichkeiten als internen Vorgang. Dazu erhöhen externe Dienstleister oftmals im Test die Flexibilität. Das verhindert personelle Urlaubsengpässe und reduziert den allgemeinen Verwaltungsaufwand. Die Bearbeitung erfolgt termingenau und kostenoptimiert. Die Auslagerung der Gehaltsabrechnung wird in den Kosten auf den Umfang der Lohnbuchhaltung abgestimmt.

Wann und für wen ist das Auslagern der Lohnabrechnung wichtig?

Das Auslagern der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist besonders für Selbstständige, für kleinere und mittelständige Unternehmen interessant, da diese Arbeit in der Regel wesentlich zeitaufwendiger ist und auch hohe Kosten verursacht, die durch die Abgabe der Aufgabe an ein externes Unternehmen gesenkt werden können. Übernimmt ein externer Dienstleister die Lohnabrechnungen, ist die Einstellung eines dafür vorgesehenen Mitarbeiters nicht notwendig, der ansonsten eine zusätzliche Kostenbelastung darstellt.

Das Auslagern der Gehaltsabrechnung macht besonders für Existenzgründer Sinn, die das Ganze von Anfang an an eine externe Firma abgeben. Dafür ist der Vergleich der Dienstleister notwendig, um das kostengünstigste Angebot zu finden und sich über die Kompetenz der Firmen vorab zu informieren.

Die Auslagerung der Lohnabrechnung macht in vielen Sektoren Sinn, wenn der Bereich im Test klar definiert ist und externe Serviceleistungen die Lohnadministration günstig entlasten. Das verhindert Prozessrisiken und macht auch Kontrollarbeiten unnötig.

Outsourcing ist daher immer für Unternehmen interessant, die über keinen internen Mitarbeiter speziell für die Buchhaltung und Lohnabrechnung verfügen. Auch schützt das Auslagern der Gehaltsabrechnung vor Personalausfall, z. B. durch Urlaub, Krankheit oder Schwangerschaft.

Ist ein Mitarbeiter dafür vorgesehen, verzögert sich die Entgeltabrechnung, fällt dieser zeitweise aus. Auch eine Kündigung kann Probleme machen, die negative Folgen für das Unternehmen hat. Fällt der persönliche Ansprechpartner beim externen Dienstleister aus, übernimmt die Aufgabe einfach ein anderer mit gleicher Kompetenz. Es kann entsprechend im Test kein Risiko durch Personalausfall entstehen.

Die Erstellung der Lohnabrechnung an einen externen Dienstleister abzugeben, gestattet dem Unternehmen die volle Kostenkontrolle. Gebucht werden kann immer nur das, was wirklich erforderlich ist. Dazu wird vom Dienstleister ein Festpreis pro Gehaltsabrechnung und pro Mitarbeiter angesetzt. Das erlaubt das vorzeitige Kalkulieren, was die Auslagerung kostet.
Eines der wichtigsten Vorteile für die Auslagerung der Gehaltsabrechnung im Test ist die Professionalität der externen Dienstleister.

Die Erstellung der Gehaltsabrechnung erfolgt nach unveränderlichen und strikten Mustern mit rechtlich korrekten Inhalten. Der Dienstleister schult sich entsprechend und kennt alle Gesetzesänderungen, die dann auf die Lohnabrechnung Einfluss haben. Das Unternehmen selbst spart damit die Weiterbildungskosten und den Aufwand der Recherche. Das ist gerade im Bereich der Gehaltsabrechnung notwendig, da nirgendwo anders Regelungen und Gesetze eine kürzere Halbwertszeit haben als beim Lohn.

Jedes Unternehmen sollte bedenken, dass fehlerhafte Lohnabrechnungen auch Straf- oder Nachzahlungen beinhalten können. Die Aufgabe einem kompetenten und geschulten Dienstleister zu übergeben, macht möglich, diesen bei eventuellen Fehlern haftbar zu machen, so dass die Kosten dann vom Dienstleister übernommen werden müssen.

Nicht ordnungsgemäß erstellte Gehaltsabrechnungen können z. B. Rechenfehler enthalten oder das Übersehen von Änderungen, die dann als sozial- und steuerrechtliche Verpflichtung überprüft werden können. Diese Risiken muss der Auftraggeber dann nicht mehr tragen.

Ein typisches Unternehmen, das wachstumsorientiert ist, baut meistens Verwaltungsstrukturen auf, was gerade kleineren Firmen schwer fällt. Eine höhere Flexibilität entsteht dann, wenn die Lohnabrechnung ausgelagert wird.

Welche Arten des Outsourcing gibt es?

Outsourcing spielt für Unternehmen immer dann eine Rolle, wenn allgemein ein Mangel an Know-How oder an qualifizierten Mitarbeitern für den Fachbereich besteht und Kosten eingespart werden sollen, um die Lohnabrechnung in andere Hände zu geben. Dadurch ist intern eine höhere Leistung möglich, eine bessere Konzentration auf die eigenen Kernkompetenzen, eine geringere Kapitalbindung und bessere Unabhängigkeit. Das gilt nicht nur für die Bereiche der Buchhaltung und Gehaltsabrechnung, sondern auch für den IT-Bereich und ähnliche Gebiete. Durch Auslagerung sind keine Investitionen in Soft- und Hardware oder erweiterte und neue Technologien notwendig, da diese der externe Dienstleister stellt. Auch die Haftung trägt das externe Drittunternehmen.

Das Outsourcing kann als Kooperation oder Ausgliederung erfolgen. Möglich sind auch folgende Grundformen:

Internes Auslagern der Lohnabrechnung

Die Lohnabrechnung wird intern an einen anderen Bereich oder an andere Betriebe abgegeben. Die Fremdvergabe von Aufträgen kann auch im eigenen Unternehmen erfolgen, z. B. in Form von Leiharbeit oder durch die Einstellung eines freischaffenden Mitarbeiters.

Externes Auslagern der Lohnabrechnung

Das Outsourcing wird an einen unabhängigen externen Dienstleister abgegeben. Das kann global oder regional sein. Die Agentur muss entsprechend nicht ortsnah sein oder kann direkt im Internet ausgewählt werden. Die Beauftragung kann zeitweise oder auf längere Sicht erfolgen.

Welche Leistungen kann das Auslagern der Gehaltsabrechnung beinhalten und welche sind besonders wichtig?

Das Outsourcing der Lohnabrechnung ist bei externen Dienstleistern im Test meistens ähnlich aufgebaut. Wird die Gehaltsabrechnung übernommen, benötigt der Dienstleister zunächst die Stammdaten der Firma und aller Mitarbeiter. Das gestattet das Festhalten aller monatlichen Bewegungsabläufe und Daten. Dazu gehören u. a. Neueinstellungen, Entlassungen, Ausfälle oder ähnliche Veränderungen. Das Gehalt wird einzeln berechnet, dabei vom externen Dienstleister eine monatliche Verdienstbescheinigung für jeden Mitarbeiter erstellt und auch im Test kuvertiert.

Ebenso übernimmt das externe Buchhaltungsunternehmen die Meldung der Daten bei allen Sozialversicherungsträgern, die Nachweise bei der Berufsgenossenschaft und Krankenkasse und die Vorsteueranmeldung bei den Finanzämtern. Gleiche gilt für die Arbeitszeitkonten oder die Verwaltung aller Urlaubs- und Krankentage der Beschäftigten.

Zu den Leistungen für das Auslagern der Lohnabrechnung gehören im Vergleich die monatliche Erstellung aller Kostenlisten und die gesamte Auswertung der Gehaltsabrechnungen. Oft bieten Dienstleister in diesem Fachbereich auch die Vorbereitung des Zahlungsverkehrs und das Archivieren aller Daten über die gesetzlich vorgeschriebene Dauer an.

Nicht nur für den Auftraggeber selbst, auch für alle Mitarbeiter ist die Buchhaltungsfirma der direkte Ansprechpartner für alle behördlichen Verdienstbescheinigungen.

Der Ablauf der Auslagerung der Lohnabrechnung ist unkompliziert und nachvollziehbar. Sind alle Stammdaten einmalig erfasst, kann der Unternehmer den Zeitpunkt festlegen, wann die monatlichen Gehaltzahlungen erfolgen sollen. Kurz vor diesem Termin sendet die Dienstleistungsagentur eine komplette Mitarbeiterliste, die auch alle relevanten Angaben enthält, die die Arbeitszeit, die Überstunden und den Urlaubsgeldanspruch betreffen. Meistens ist das in einem Zeitraum von 2 bis 3 Tagen erledigt, so dass die Lohnabrechnung aller Mitarbeiter und die Auswertung pünktlich bereitstehen.

Für das Auslagern der Lohnabrechnung verlagert sich die Haftung auf die Agentur. Diese steht für die Sorgfalt und Prüfung aller Unterlagen ein und übernimmt daher die Verantwortung, falls Fehler auftreten. Da die Agentur haftet, legt sie Wert auf kompetente und geschulte Expertenkräfte.

Wann ist das Outsourcing der Lohnabrechnung in der Regel nicht sinnvoll?

Wichtig für jedes Unternehmen ist es, das Auslagern bestimmter Aufgaben dann an einen externen Dienstleister zu übergeben, wenn diese nicht in den eigenen Schlüsselkompetenzbereich fallen. Das beinhaltet, dass keine Kernkompetenzen abgegeben werden, da ansonsten eine unnötige Abhängigkeit vom Dienstleister aufkommt. Der Vorteil bei der Auslagerung ist im Test gerade die hohe Flexibilität und der Zeitüberblick. Auch Betriebsgeheimnisse sollten an externe Agenturen nicht weitergegeben werden, was im Vertrag im Test vorab immer geregelt werden kann.

Wenn eine Agentur beauftragt wird, die das nötige Fachwissen mitbringt, kann es passieren, dass die Kompetenz im eigenen Unternehmen nachlässt und nicht intern aufgebaut wird. Wird ausgelagert, sind Mitarbeiter nicht verpflichtet, sich im Test eigenes Wissen anzueignen. Daher gilt es, gut abzuwägen, inwieweit die eigenen Mitarbeiter weiter geschult werden, da ein Unternehmen immer wächst und sich im Test auch die Verwaltungsstruktur verändert. Viele externe Dienstleister bieten daher auch an, die Mitarbeiter des Unternehmens mit zu schulen, z. B. wenn bestimmte Aufgaben wieder abgegeben werden sollen.

Jede Auslagerung der Lohnabrechnung und anderer Buchhaltungsaufgaben erfordert einen bestimmten Koordinations- und Kommunikationsaufwand. Ist dieser nicht gegeben, kann es zu Missverständnissen kommen, da externe Dienstleister keine Mitarbeiter der eigenen Firma sind und daher auch nicht so tief in die Materie involviert sind.

Das Outsourcing ist daher nie ein reines Beauftragen und Abgeben aller Aufgaben, sondern erfordert in Zusammenarbeit und mittels eines aktiven Austauschs. Externe Dienstleister sind nie weisungsgebundene Mitarbeiter und tragen ihr eigenes Risiko. Ein Unternehmen kann entsprechend nicht durch das Auslagern und die Abgabe der Lohnabrechnung an andere die Beiträge einzelner Mitarbeiter für die Rentenkasse einsparen.

Outsourcing bedeutet immer, dass wichtige Daten an den externen Dienstleister vermittelt werden müssen. Einige Mitarbeiter fürchten die Datensicherheit, wobei in Deutschland strenge Datenschutzrichtlinien herrschen, an die sich auch externe Agenturen halten müssen, um weiterhin tätig zu sein. Daher ist es wichtig, sich vorab über die Sicherheitszertifikate des BDSG der Firmen zu informieren und diese gegebenenfalls einem Vergleich zu unterziehen.

Das Auslagern der Lohnabrechnung macht auch dann keinen Sinn, wenn die externe Agentur nicht die gesamte Haftung übernimmt. Die Reglementierungen in den Verträgen sind unterschiedlich und sollten immer genau geprüft werden. Bedacht werden muss, dass Unternehmen zwar gerne die uneingeschränkte Haftung durch den externen Dienstleister bevorzugen, dieser jedoch die Haftung immer auf ein Minimum beschränken möchte. Daher ist meistens nur ein Mittelweg möglich, mit dem beide Parteien einverstanden sein sollten. Die Haftung hängt auch immer vom Auftrags- und Leistungsvolumen selbst ab. Schwierig werden Haftungsregelungen mit Externen immer dann, wenn der Dienstleister z. B. im Test Insolvenz anmelden muss. Gut ist daher, die Versicherungssituation des Anbieters vorab zu prüfen.

Was sind die Kosten für das Auslagern der Gehaltsabrechnung?

Jede externe Agentur, die für die Auslagerung der Lohnabrechnung beauftragt wird, wird für die übernommen Aufgabe im Test bezahlt. Das macht die eigentlichen Kosten für das Outsourcing aus, die im Vergleich dann deutlich unter denen liegen sollten, die vorab durch interne Aufgaben entstanden sind. Zwar erfolgt eine erhebliche Aufwandsreduzierung, dennoch sollte die Übertragung der Aufgaben an externe Dienstleister die Kosten nicht noch vergrößern.

Die Abrechnung erfolgt bei den externen Agenturen monatlich. Pauschal lassen sich die Kosten für die Auslagerung einer Lohn- und Gehaltsabrechnung nicht fix auflisten, da diese von vielen Faktoren abhängig sind. Einfluss haben z. B. der eigentliche Leistungsumfang des Büros, die Anzahl der beschäftigten Mitarbeiter und das in Auftrag gegebene Aufgabenfeld. Bei vielen externen Dienstleistern wird ein Festpreis pro Mitarbeiter vereinbart, der dann z. B. 7 bis 10 Euro pro Beschäftigten beträgt. Bei 50 Mitarbeitern fallen monatlich dann 350 bis 500 Euro für die Auslagerung der Lohnabrechnung an.

Möglich ist, dass Agenturen Mengenboni anbieten oder Pauschalvereinbarungen des Honorars. Im Grunde kann alles, was mit der Buchhaltung zu tun hat, ausgelagert werden. Das Unternehmen kann dem Dienstleister entsprechend im Test auch andere Aufgaben übertragen, die es selbst nicht übernehmen will oder kann.

Gearbeitet wird mit moderner Software, die auch eine direkte Überprüfung möglich macht. Im Vergleich ist der Kosten- und Zeitaufwand der Lohnabrechnung in kleinen Betrieben höher als bei der Beauftragung einer Agentur.

Die Rechnung der externen Dienstleister kann aus einer Pauschale, aus leistungsabhängigen Kosten und aus Kosten für Sonderleistungen bestehen. Für leistungsabhängige Kosten spielen die Anzahl der Buchungen und der Lohnabrechnungen eine Rolle, auch die Menge der benötigten Arbeitsstunden der Dienstleister. Unter Sonderleistungen können alle Veränderungen gezählt werden, die mit dem Arbeitsaufwand und Ablauf der externen Agentur selbst zusammenhängen. Es können immer ungeplante Vorgänge auftreten, die dann zwischen Agentur und Unternehmen besprochen werden müssen.

So werden die Dienstleister für das Outsourcing der Lohnabrechnung im Test verglichen

Schon ein Blick ins Internet genügt, um eine Anzahl kompetenter Agenturen zu finden, die das nötige Know-How für die Buchhaltung und Lohnabrechnung bieten und eine Auslagerung der Lohnabrechnung zeitweise oder auf längere Sicht möglich machen. Ein Test kann die Auswahl stark eingrenzen und im direkten Vergleich der Dienstleister auch auf günstige Angebote verweisen. Der Test bezieht sich auf eine umfangreiche Prüfung der Beratung, Kompetenz und des Fachwissens der Agenturen, auf das Preis- und Leistungsangebot, auf die Umsetzung der Leistung und die Fehleranalyse.

Jedes Dienstleistungs- und Buchhaltungsunternehmen sollte die benötigten Sicherheitszertifikate des BDSG im Test vorweisen können. Das macht im Vergleich möglich, dass alle Unternehmen, die nicht über eine interne Buchhaltungsabteilung verfügen, von externen Dienstleistungen profitieren können. Im Test zeigt sich, dass das Auslagern der Lohnabrechnung immer möglich ist, da die Buchhaltung jedes Unternehmens einen in sich geschlossenen Prozess darstellt, der daher nicht direkte Anknüpfpunkte an die Unternehmensaufgaben hat, sondern leicht abgegeben werden kann. Wichtig im Test ist, dass das Auslagern der Gehaltsabrechnung Zeit und Geld sparen sollte, nicht zusätzliche Kosten verursacht.

Geprüft im Test wird ebenfalls, wie viel Wert der externe Dienstleister auf die Schulung und Weiterbildung seiner Mitarbeiter legt. Alle Gesetzesänderungen müssen bekannt sein, damit keine fehlerhafte Lohnabrechnung erstellt wird.

Der Vergleich macht möglich, zu sehen, wie die Einsparung der Kosten in allen Bereichen erfolgen kann, wenn auch die internen Weiterbildungskosten miteinbezogen und im Test direkt verglichen werden. Mit der Auslagerung sollten keine wettbewerbsrelevanten Informationen im Test ausgelagert werden und immer die Datenschutzbestimmungen gelten. Die Zertifizierung nach ISO 27001 wird im Test daher streng geprüft.

Wann zahlt sich das Auslagern der Lohnabrechnung aus?

Vor der Beauftragung einer Agentur sollte sich jeder Unternehmer ausführlich mit der Materie beschäftigen und richtig abwägen, inwieweit das Outsourcing für die Gehaltsabrechnung wirklich Sinn macht und wie dadurch Geld, Zeit und Aufwand eingespart werden kann. Das Auslagern der Gehalts– und Lohnabrechnung zahlt sich im Test besonders dann aus, wenn dadurch

der Fokus auf eigene Projekte gesteigert werden kann
Kosten eingespart werden können und weniger Personal notwendig ist, das geschult werden muss oder ein hohes Fachwissen mitbringen muss
externe Mitarbeiter professioneller und schneller arbeiten
die Vertragsbedingungen und Haftungsansprüche stimmen
eine zuverlässige und pünktliche Zusammenarbeit möglich ist
Umsätze gesteigert werden können
keine eigene Buchhaltungsabteilung vorhanden ist
der eigene Zeit- und Arbeitsaufwand minimiert wird
die Leistung der eigenen Mitarbeiter nicht abnimmt.

Worauf muss ich bei der Beauftragung eines Unternehmens für das Outsourcing der Lohnabrechnung achten

Das Auslagern der Lohnabrechnung und anderer Aufgabenbereiche ist ein komplexeres Vorhaben und kann nur dann zu aller Zufriedenheit gelingen, wenn eine klare und übersichtliche Struktur vorliegt, ausreichend kommuniziert wird und die Zuverlässigkeit des Dienstleisters gewährleistet ist. Unterschieden werden meistens „harte Kosten“ und „weiche Kosten“, die besonders die Personalkosten und die Gehaltsabrechnung selbst betreffen. Es ist wichtig, die Berechnung vorab anzustellen, inwieweit sich die Auslagerung der Gehaltsabrechnung lohnen würde oder ob eine interne Lohnabrechnung nicht doch kostengünstiger und sinnvoller ist.

Die Kosten für die Auslagerung der Gehaltsabrechnung werden zu den Gesamtkosten des Projekts addiert und bilden die Entscheidungsgrundlage für oder wider das Outsourcing. Wichtig sind dabei im Test alle Personalkosten für interne und externe Mitarbeiter, die Material- und Infrastrukturkosten im Überblick, die Kosten der internen Koordination oder die Steuerung externer Dienstleister und die Kosten für Weiterbildung und Zuarbeit.

Risiken bei der Auslagerung der Gehaltsabrechnung können minimiert werden, wenn alle Faktoren berücksichtigt werden und eine genaue Kostenerstellung möglich ist.

Auch Auslagerungsprojekte der Lohnabrechnung können weitere Kosten verursachen. Wichtig ist, sich vorab auf einen Festpreis für jede Gehaltsabrechnung pro Mitarbeiter zu einigen und die Haftung der Agenturen genau zu prüfen.

Für kleinere Firmen mit wenigen Mitarbeitern ist das Auslagern der Gehaltsabrechnung häufig praktisch. Auch für Unternehmensgründer, die noch keine eigenen Mitarbeiter für den speziellen Bereich der Lohnabrechnung und Buchhaltung beschäftigen können, lohnt das Outsourcing der Gehaltsabrechnung. Notwendig ist vorab die Einschätzung des gesamten Arbeits- und Zeitaufwands und die Prüfung der Kompetenz und Erfahrung der Mitarbeiter und der externen Dienstleister.

Vorstellung der führenden Dienstleistungsunternehmen für das Outsourcing der Gehaltsabrechnung

Das Buchhaltungsbüro „Lohnabrechnung 24“ ist mit eigener Website im Internet zu finden und bietet Kompetenz in der Gehaltsabrechnung mit einer ganz persönlichen Note. Hier können Unternehmen auf Komplettpreisangebote ohne versteckte Kosten zurückgreifen. Bei „Lohnabrechnung 24“ beträgt der Festpreis für den Full-Service 6,90 Euro. Zur Verfügung für die Beratung und Planung stehen persönliche Ansprechpartner. Für kleinere und mittelständige Firmen, die bis zu 2.000 Mitarbeiter haben, werden Abrechnungssysteme von „SBS“, „AGENDA“ und „edlohn“ verwendet. Für größere Unternehmen Lösungen mit „SAP/HR“.

Über „Around Office“ können Unternehmen den passenden Fachanbieter für die Lohnabrechnung finden und auf ein Webformular mit den wichtigsten Angaben für die Gehaltsabrechnung und Mitarbeiteranzahl zurückgreifen. Der Kunde kann auch auf eine umfassende Beratung im Bereich der Gehaltsabrechnung und Buchhaltung zurückgreifen, um z. B. die Vorteile eines Lohnbüros mit einem Buchhaltungsunternehmen direkt vergleichen zu können. Bei „Around Office“ können sich wichtige Anbieter kostenlos registrieren und werden an Unternehmen weitergeleitet.

Das Unternehmen übernimmt die Buchhaltung, die Lohnabrechnung und auch Bereiche des Erbrechts und weiterer haushaltsnaher Dienstleistungen. In der Steuerberatung können Unternehmen bei dieser Agentur u. a. im Test auf die Bereiche der klassischen Steuerberatung, der Finanzbuchhaltung oder der Lohn- und Gehaltsabrechnung zurückgreifen. Gestellt werden für jeden Mandanten ein persönlicher Berater und umfassende erweiterte Beratungsleistungen, so dass die Gehaltsabrechnung transparent erfolgt.

Einer der kostenlosen Ansprechpartner für die Auslagerung der Lohnabrechnung ist „DPM“. Hier kann der Kunde auf einen Festpreis bei der Gehaltsabrechnung ab 4,90 Euro pro Mitarbeiter zurückgreifen, wobei auch eine umfangreiche Haftungsübernahme erfolgt und ein persönlicher Berater zur Verfügung steht. Geboten werden von „DMP“ flexible Lösungen für die Bereiche des Personalmanagements und der Personalverwaltung. Wert wird weniger auf die technische Implementierung von Prozessen gelegt als auf umfangreiche Lösungskonzepte. Ehrlichkeit, Vertrauen und Loyalität sind die Grundlagen des Unternehmens.

Ein Profi für das Outsourcing der Lohnabrechnung ist das Unternehmen „Lohnspezialist“, das ebenfalls in seinem Angebot im Internet zu finden ist. Die Agentur arbeitet seit über 25 Jahren und bietet die rechtsichere und exakte Lohn- und Gehaltsabrechnung und weitere komplexe Leistungen, die Unternehmen nicht selbst übernehmen möchten. Möglich ist die Nutzung eines Vollservices für die hundertprozentige Entlastung. Die Agentur bietet feste und persönliche Ansprechpartner und die Festpreis-Garantie ohne versteckte Kosten.

„Salario“ ist ein Unternehmen, das als Lohnbüro auf kleine und mittelständige Unternehmen spezialisiert ist und die gesamte Lohnabrechnung übernimmt. Das ist zu einem günstigen Festpreis möglich, der die ersten 6 Monate zum Test bei 4,99 Euro und bei Vertragsverlängerung dann bei 6,48 Euro pro Abrechnung liegt. Der Service von „Salario“ wird bereits von vielen verschiedenen Branchen in Deutschland genutzt. Geboten sind das Einrichten aller Firmen- und Mitarbeiterdaten in ein firmeneigenes Abrechnungssystem, der monatliche Abrechnungslauf unter der Berücksichtigung aller gesetzlichen Vorgaben, die fristgerechte Meldung aller vorgeschriebenen Daten und die Zahlungsliste mit allen Beträgen und Bankverbindungen.

Die Agentur „Lohnhelden“ arbeitet im Bereich der Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung kostenoptimiert, professionell und mit persönlicher Beratung. Kunden dieses Unternehmens sind z. B. „ERGO“, „Volkswagen“, „Deichmann“ oder „REWE“. Übernommen werden Gehaltsabrechnungen und die Expertise der täglichen Personalarbeit. Dabei spielt die Anzahl der Mitarbeiter für die Lohnabrechnung keine Rolle. Das Angebot für die Lohnabrechnung und Auslagerung erfolgt zu einem Festpreis. Gearbeitet wird mit der modernsten Abrechnungssoftware. Ein speziell ausgebildetes und weitergeschultes Personal befasst sich bei „Lohnhelden“ mit der Lohnabrechnung jedes einzelnen Mitarbeiters und erstellt die benötigten Unterlagen. Das Angebot kann dabei online kostenlos und unverbindlich eingeholt werden.

Online oder Offline: wo schließe ich meinen Auftrag für das Auslagern der Lohnabrechnung am besten ab?

Um auf ein großes Angebot der Gehaltsabrechnung vieler externer Dienstleister zurückgreifen zu können, empfiehlt sich im Test der Blick ins Internet. Hier stehen nicht nur etliche Firmen für die Auslagerung der Lohnabrechnung im Test zur Verfügung, sondern auch ein direkter Vergleich und viele Vergleichsseiten, die die wichtigsten und kompetenten Firmen auflisten und einen Überblick über die kostengünstigsten Angebote liefern.

Für jedes Unternehmen, das die Gehaltsabrechnung in fremde Hände geben möchte, ist es im Test wichtig, die Agenturen und Lohnbüros für die Auslagerung der Gehaltsabrechnung vergleichen zu können und einen kompetenten Partner für die Aufgaben der Buchhaltung und Lohnabrechnung zu finden. Geprüft werden kann im Vergleich, mit welchen Partnern und Mitarbeitern die Agentur arbeitet, ob von Skalen- oder Mengeneffekten profitiert werden kann, welche Prozesse beinhaltet sind, ob das Preis-Leistungs-Verhältnis stimmt, ob die Arbeit pünktlich und fachgerecht erfolgt und das Angebot auch andere Aufgaben umfasst. Im Onlinebereich ist der Überblick besser. Das interessierte Unternehmen ist nicht auf eine einzige Buchhaltungsfirma festgelegt, sondern kann sich für den günstigsten Partner entscheiden.

Zahlen, Daten und Fakten zum Outsourcing der Gehaltsabrechnung

Mit dem Outsourcing der Gehaltsabrechnung arbeiten viele Unternehmen, so dass Agenturen mittlerweile auch andere Bereiche darüber hinaus übernehmen.

Zu den wichtigen Unternehmensbereichen, die im Test ausgelagert werden können, gehören die Buchhaltung und Lohnabrechnung, das Marketing, der IT-Bereich und die Informationstechnik, der Kundenservice und das Grafikdesign und die Medienerstellung.

Die wichtigsten Vorteile für das Outsourcing der Lohnabrechnung auf einen Blick

Wenn das Outsourcing der Gehaltsabrechnung für Betriebe Sinn macht, entstehen folgende Vorteile:

die Kosten können gesenkt werden (Experten bieten das Know-How, arbeiten in der Regel jedoch günstiger)
zusätzliche Mitarbeiter müssen im Test für die Gehaltsabrechnung nicht eingestellt werden
Die Qualität der Lohn- und Gehaltsabrechnung wird gesteigert
Zeit und Aufwand werden eingespart
die Effektivität wird gesteigert
die Konzentration kann auf die Kernkompetenzen erfolgen
die Flexibilität ist besser (es ist möglich, die Agentur zeitweise zu beauftragen oder jederzeit zu wechseln)
die Risiken werden verringert (die Haftung übernimmt zu einem großen Teil die externe Agentur)
das Unternehmen kann schneller wachsen, wenn Aufgaben wie die Gehaltsabrechnung in andere Hände gegeben wird

Wichtige Tipps, um Fehler beim Auslagern der Lohnabrechnung zu vermeiden

Meistens möchten Unternehmen im Test längerfristig mit einer zuverlässigen externen Agentur zusammenarbeiten. Daher ist es im Vergleich wichtig, Fehler zu vermeiden, die das Auslagern der Gehaltsabrechnung komplizieren. Dazu gehören z. B. Probleme, wenn die Aufgaben und die Bereiche nicht klar definiert werden. Ähnlich schwierig kann die Zusammenarbeit im Bereich der Gehaltsabrechnung werden, wenn die Agentur im Vergleich nicht überprüft wurde oder im Test die Risiken im Vorfeld nicht ausreichend beleuchtet wurden. Entscheidend sind im Test das Überschauen aller Kosten und die deutlich abgewogenen Vorteile einer Auslagerung der Gehaltsabrechnung.

Das Auslagern der Lohnabrechnung macht im Vergleich nur dann Sinn, wenn mindestens zwanzig Prozent aller anfallenden Kosten bei der Gehaltsabrechnung eingespart werden können. Das sollte vorab genau überprüft werden, da ansonsten die neuen Kosten eine zusätzliche Belastung im Test sein können. Gleiches gilt für die Verträge und die Wahl des Dienstleisters für Lohn- und Gehaltsabrechnungen selbst. Hier muss genau nachvollzogen werden können, wie kompetent gearbeitet wird und was vertraglich vereinbart wird.

FAQ – Fragen und Antworten rund um die Auslagerung der Gehaltsabrechnung:

Gibt es im Test Outsourcing im Ausland?

Immer mehr Unternehmen bieten ihre Ware und die Produkte europaweit oder sogar weltweit an, wodurch auch Dienstleistungen im Ausland genutzt werden können. Hinzu kommt, dass die Fachkräfte im Ausland im Test etwas günstiger sein können, dennoch gute Arbeit leisten, gerade auch im Bereich der Gehaltsabrechnung.

Beachtet werden sollten im Test lediglich die kulturellen und sprachlichen Barrieren, z. B. wenn eine Kommunikation nur in Englisch erfolgen kann, eventuelle Zeitverschiebungen und die eigentliche Arbeitsmoral und Mentalität der Agentur, die von Land zu Land verschieden sein kann. Outsourcing ist im Vergleich jedoch immer auch im Ausland möglich. Viele Unternehmen greifen jedoch im Test lieber auf Dienstleister im Inland zurück, wenn es um die Gehaltsabrechnung geht.

Wie sicher ist das Auslagern der Gehaltsabrechnung?

Im Sinne des Datenschutzes und mit Blick auf die Wettbewerbsfähigkeit und Konkurrenz zögern im Vergleich einige Unternehmen, ihre Daten weiterzugeben oder die Lohnabrechnung auszulagern.

Das ist jedoch im Test unnötig, wenn auf kompetente und bekanntere Agenturen zurückgegriffen wird, die nach ISO 27001 zertifiziert sind und damit den Datenschutzbestimmungen des BDSGs unterliegen. Dazu hat die Entgelt- und Gehaltsabrechnung im Test keinen direkten Bezug zu wettbewerbsrelevanten Informationen.

Der Datenschutz ist zu 100 Prozent im Vergleich gegeben.

Warum lässt sich die Lohnabrechnung hervorragend auslagern?

Alle Bereiche der Buchhaltung und Gehaltsabrechnung bilden im Grunde einen geschlossenen Bereich und Prozess, der wenige Anknüpfungspunkte zu den eigentlichen Unternehmensbereichen hat. Dadurch kann im Test dieses Aufgabenfeld komplett an eine externe Agentur abgegeben werden, so dass der eigene Aufwand wegfällt und die Gehaltsabrechnung im Vergleich extern erfolgt.

Wie kann das Auslagern der Lohnabrechnung zu einem Kontrollverlust führen?

Selbst wenn im Vergleich zwischen der Agentur für die Auslagerung der Gehaltsabrechnung und dem Unternehmen und Auftraggeber eine gute Kommunikation herrscht, ist das Auslagern der Gehaltsabrechnung immer die Übergabe der Aufgabe in andere Hände.

Das kann zu einer Abhängigkeit führen, wenn der externe Dienstleister seine Verträge auf mehrere Jahre festlegt oder im Vertrag eine kurzfristige Kündigung ablehnt. Allgemein sollten im Vergleich wichtige Aufgaben des Unternehmens nicht in externe Bereiche verlegt werden, damit ein flexibles Handeln möglich ist. Die Lohnabrechnung ist dabei weniger problematisch.

An wen richten sich in der Regel Outsourcing-Angebote?

Agenturen für Gehaltsabrechnung sind im Vergleich bestrebt, ein umfangreiches Aufgabenfeld zu decken und richten ihr Angebot daher besonders an Selbstständige, an Kommunen, an kleine und mittelständige Betriebe, an Unternehmen im Gesundheitswesen und an Träger der freien Wohlfahrtspflege, um die Lohnabrechnung und andere Aufgaben zu übernehmen.

Wie kann die Effektivität im Unternehmen durch die Auslagerung der Lohnabrechnung gesteigert werden?

Bei der Auslagerung der Gehaltsabrechnung und aller sekundären Funktionen und Aufgaben, die mit der Tätigkeit des Betriebs selbst weniger zu tun haben, entsteht die Möglichkeit, die Konzentration wieder mehr auf die Kernkompetenzen zu legen. Das steigert im Vergleich immer die Effektivität und Produktivität. Durch gewonnene Kapazitäten können mehr Aufträge angenommen und so die Umsätze gesteigert werden. Die Gehaltsabrechnung bleibt in kompetenten Händen.

In welchen Bereichen ist Outsourcing neben der Gehaltsabrechnung im Test üblich?

Das betrifft neben der Gehaltsabrechnung vor allen Dingen die Buchhaltung, die Logistik, das Gebäudemanagement, das IT-Wesen, die Werbung und das Grafikdesign und das Human-Ressource-Management. Die Auslagerung wird in Profi- und Expertenhände gegeben, wodurch die Qualität der Arbeit für jeden Bereich steigt.

Die besten Alternativen zur Auslagerung der Lohnabrechnung

Alternativ zur Auslagerung der Gehaltsabrechnung bleibt immer, einen eigenen Mitarbeiter und Buchhalter für die Lohnabrechnung einzustellen und diesen selbstständig zu schulen. Für Unternehmen, die über eine Buchhaltungsabteilung verfügen, die auch die Gehaltsabrechnung übernimmt, macht die Auslagerung der Lohnabrechnung meistens weniger Sinn, da bereits alle Kosten ausgewogen sind, berechnet und abgeschätzt wurden. Möglich ist immer ein Outsourcing der Gehaltsabrechnung, das kurzfristig erfolgt, um z. B. Mitarbeiter zu entlasten oder einen Mitarbeiter für einen bestimmten Zeitraum zu ersetzen.

Sind die Kosten für die Auslagerung der Lohnabrechnung zu hoch, kann der Unternehmer die Aufgabe der Gehaltsabrechnung auch selbst übernehmen oder an Mitarbeiter abgeben. Bedacht werden muss jedoch, dass hier strenge Vorschriften und häufige Gesetzesveränderungen der Fall sind und das Unternehmen dann selbstständig dafür haftet. Hier greift bei unvollständigen, verspäteten oder sogar falsch berechneten Lohnabrechnungen die Gewährleistung, wodurch verschiedene Sanktionen anfallen. Unterschieden wird in leichtere, mittlere und schwere Mängel in der Gehaltsabrechnung, so dass es auch zu Vertragsstrafen oder Schadensersatzzahlungen kommen kann.