Elektronische Signatur Software Test 2023 • Die besten Elektronische Signatur Softwares im Vergleich

Was versteht man unter einer Elektronische Signatur Software?

Eine E-Signatur Software, auch bekannt als Digitale oder Elektronische Signatur Software, ermöglicht Unternehmen sichere, elektronische sowie auch rechtsgültige Unterschriften. Mit dieser Form von Softwares können Verträge, Genehmigungen und viele weitere Dokumente schnell und problemlos abgeschlossen werden. Die Kernfunktion ist es, die Dokumente in einer verschlüsselten Form sicher mit Personen bzw. Unternehmen zu teilen. Sie ersetzt somit die handschriftliche Unterschrift und langzeitige Schritte, wie z. B. den Postverkehr.

Digitale Signatur Softwares sind häufiger mit DMS also Dokumentmanagement Systemen verbunden, da die meisten die gängigsten Tools, wie z. B. Templates für unterschiedliche Dokumente, Vertragsmanagement -Tools oder auch vorbereitete Inhalte mithilfe von Baukastensystemen anbieten. Diese Software findet nicht nur in großen, sondern auch in kleinen und mittelgroßen Unternehmen Verwendung, zudem ist sie in unterschiedlichen Unternehmensbereichen von Vorteil, angefangen von der Unternehmensführung bis hin zur Logistikabteilung. Sie ist die optimale Lösung, um ein Unternehmen in der Automatisierung einen Schritt näherzukommen.

Um als Unternehmen rechtmäßig zu handeln, ist eine rechtsgültige Signatur vonnöten, dieser ist anhand von unterschiedlichen Faktoren messbar. Dieser wird im § 126 BGB geregelt. Nach § 126 Abs. 1 BGB muss eine Signatur eine Namensunterschrift sein. Mit einer E-Signatur Software wird gem. § 126 Abs. 3 BGB die schriftliche Unterschrift durch eine elektronische Form ersetzt. Hierbei ist zu beachten, dass der Nachname allein zwar als eine rechtsgültige Unterschrift gilt, dies jedoch bei einem Vornamen, einem Kürzel oder Buchstaben allerdings nicht ausreichend ist. Auch hier kommt die Software zum Einsatz, da es der künstlichen Intelligenz bewusst ist.

Softwares für digitale Unterschriften werden in verschiedenen Formen und für verschiedene Geräte angeboten, während einige Softwares im Web als auch auf dem Handy zugänglich sind, gibt es auch Softwares, die nur App-basiert für die Nutzung auf dem Handy geeignet ist, diese werden vermehrt von Privatpersonen bevorzugt. Für Unternehmen, egal ob kleine, mittelständige oder große Unternehmen für sie ist neben der Web-Anwendung auch eine mobile Anwendung von Vorteil, so können diese z. B. auf eine Firmenversammlung oder in einem Meeting Unterschriften schnell und unkompliziert über Tablets oder Handy teilen und sammeln.

Eine E-Software ist mit Vorteilen verbunden, wie z. B. Sie für eine schnelle Abwicklung von Dokumenten sorgen, ein effizienteres Arbeiten ermöglichen für Arbeitnehmer sowie auch für Arbeitgeber, der Software fit den Unternehmen ein fehlerfreies Arbeiten ermöglicht, da diese die Dokumente überprüft und auf Fehler hinweist. Zudem werden zahlreiche Layouts angeboten, für die verschiedensten Dokumente sei es Verträge oder Urkunden, Layout die professionell schaltete, worden sind können für die Professionalität eines Unternehmens stehen und einen Kunden eventuell überzeugen. Außerdem ist es aufgrund dessen, dass es automatisiert, ist kostensparend und zukunftsorientiert.