🥇 9 Modelle, 1 klarer Sieger: Workflow Management Test

Was ist Workflow Management?

Bei modernen Workflow Management Lösungen handelt es sich um spezifische Programme oder um cloudbasierte Angebote. Diese helfen Ihnen dabei, den Alltag im Business so zu gestalten, dass alle – sowohl Vorgesetzte bzw. Führungskräfte, als auch Angestellte und Auszubildende – kurz- und langfristig profitieren. Wo Zeit und Geld eingespart werden kann, profitiert generell jedes Unternehmen. Daher ist es ratsam, automatisierte Lösungen zu nutzen, um all das zu gewährleisten.

Ganz gleich, ob Software, cloudbasiertes Werkzeug oder klassisches Tool:

Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Ansprüche und Erwartungen. Deshalb lohnt es sich, vor der Anschaffung einer Workflow Management Lösung die neuesten Test-Berichte in Augenschein zu nehmen, um bei einem solchen Vergleich herauszufinden, welches das beste Angebot für Ihr Unternehmen ist.

Wie funktioniert Workflow Management?

Im heutigen Workflow Management geht es darum, Unternehmensprozesse individuell und zielgerichtet steuern zu können. Das bedeutet, dass Sie mit einem passenden Workflow Management-Tool Kommunikationswege verkürzen, Informationsflüsse gezielt lenken und geschäftliche Prozesse insgesamt effizienter und wirtschaftlicher gestalten können. Die beste Basis für nachhaltige Einsparungen und Verbesserungen im Unternehmen.

Ob einfache oder komplexe Prozesse, ob abteilungsspezifische oder unternehmensübergreifende Abläufe – moderne Workflow Management Tools zeichnen sich unter anderem durch folgende Features aus: Antragsprozesse, Visionierungsprozesse sowie Genehmigungsprozesse können verkürzt, transparenter gestaltet und damit vereinfacht werden.

Moderne Workflow Management-Systeme funktionieren individuell

Auch wenn es um Freigabeprozesse oder um Methoden mit Blick auf die Steuerung von Gültigkeitszeiträumen etc. haben innovative Workflow Management Programme viel zu bieten. Dabei erfolgt die konstante Informationsweitergabe aller befugter Mitarbeiter auf unterschiedlichen Kanälen. Meist können personalisierte Personalbereiche zwischengeschaltet werden, oder Sie machen sich den programmspezifischen automatisierten E-Mail-Versand zu Nutze.

Sobald Schwellenwerte überschritten oder Fristen ablaufen, erfolgt eine zeit- oder eventgesteuerte Benachrichtigung. Auch aktuelle Statusmeldungen sowie bereits erledigte Abläufe und Prozesse können mit Hilfe eines Workflow Management Tools eingesehen und damit kontinuierlich nachgehalten werden.

Wann und für wen ist Workflow Management wichtig?

In vielen Unternehmen sind Rituale und das Einhalten althergebrachter Gepflogenheiten an der Tagesordnung. Frei nach dem Motto: „Das war schon immer so“, scheut man sich in so manchem Unternehmen, Veränderungen in Angriff zu nehmen oder die Dinge ein Stückweit umzustellen, um so insgesamt mehr Zeit und Geld zu sparen. Wo man aber bereit ist umzudenken und auf innovative Techniken zu setzen, sind Workflow Management Tools unverzichtbar.

So können Sie in Ihrem Unternehmen durch gezielte Tools Ja-/Nein-Entscheidungen auf der Basis zuvor eingegebener Daten und Werte treffen lassen. Wer überdies Entscheidungen terminieren oder Verzweigungsprozesse besser planen und übersichtlicher gestalten will, ist mit einem Workflow Management Tool ebenfalls sehr gut beraten.

In vielen Firmen geht es mit Blick auf bestimmte Bereiche auch darum, Gefährdungsbeurteilungen zu konzeptionieren oder eine gezielte Steuerung von KVP-Prozessen zu realisieren. In Bezug auf die erfolgsorientierte Umsetzung zahlreicher Vorgänge und Abläufe sind sowohl KMUs, als auch Weltkonzerne mit einem Workflow Management System sehr gut beraten.

Welche Arten von Workflow Management-Tools und Angeboten gibt es?

Im Laufe der Zeit haben sich zahlreiche Workflow Management-Programme am Markt etabliert. Während es einerseits Systeme gibt, die mehrere Features gleichzeitig zu bieten haben, gibt es überdies weitere Modelle, die vornehmlich gezielte Prozesse steuern und vereinfachen. So haben Sie zum Beispiel die Option, auf Programme zurückzugreifen, die sich in erster Linie als Terminfindungswerkzeuge oder als Unterweisungssysteme einsetzen lassen.

Diese können für die termingerechte und gesetzeskonforme Umsetzung von Unterweisungen genutzt werden. Dann wiederum werden so genannte Individual Workflows Tools offeriert, mit denen sich automatisierte Bestellungen oder elektronische Zahlungsanweisungen handhaben und planen lassen können. Ferner gibt es leistungsstarke Module, die für die Verwaltung von Partnerschaften für Community Portale etc. konzeptioniert sind und eine höhere Effizienz gewährleisten sollen.

Ob als cloudbasierte Lösung, als Software-Programm oder als separate Tools zum Download – die Vielfalt in Sachen Workflow Management Technologien ist bemerkenswert, und stetig kommen neue Segmente hinzu. Es empfiehlt sich, regelmäßig die aktuellen Test-Berichte zu studieren, damit Sie mit einem solchen Vergleich herausfinden können, welche Lösung die beste für Ihr Unternehmen ist.

Welche Leistungen können Workflow Management-Angebote beinhalten, und welche sind besonders wichtig?

Das Leistungsportfolio moderner Workflow Management-Programme ist überaus umfangreich. Je nachdem, ob ein solches Programm in kleinen, mittelständischen oder großen Unternehmen zur Anwendung kommt, können die implementierten Funktionen variieren oder bei Bedarf ergänzt werden. Klassische Leistungssegmente eines Workflow Management-Programms sind unter anderem Terminfindungstools, mit denen eine schnelle und einfache Terminfindung gewährleistet werden kann. Das ist beispielsweise für die Organisation von Meetings oder Veranstaltung mit mehreren Teilnehmern von Vorteil.

Andere beliebte Tools sind Unterweisungssysteme oder Gefährdungsbeurteilungen sowie die Funktion, elektronische Zahlungsanweisungen realisieren zu können. Es ist möglich, umfassende Prozesse, bei denen alle oder mehrere Mitarbeiter involviert sind, zu planen und zu strukturieren. Darüber hinaus können moderne Workflow Management-Programme auch individuelle Abläufe bzw. Workflows durchsetzen.

Die Vorteile moderner Workflow Management-Lösungen

Klassische Funktionen moderner Workflow Management-Lösungen sind unter anderem die Terminierung von Entscheidungen oder die objektive Unterstützung, wenn es darum geht, Ja-/Nein-Entscheidungen zu treffen. Je nach Modul ist es möglich, Dokumente bei spezifischen Entscheidungen anzuhängen oder Erinnerungsfunktionen bei abgelaufenen Terminen zu nutze.

Meist erfolgt eine Benachrichtigung per Email bei bevorstehenden Aufgaben, Entscheidungen oder Terminen. Darüber hinaus ist bei den meisten Workflow Management-Lösungen die direkte Anbindung externer Datenquellen möglich. Hierbei ist unter anderem die Rede von MySQL, MS SQL oder Oracle.

Welche Leistungen enthalten diverse Workflow Management-Angebote in der Regel nicht?

Das Leistungsportfolio moderner Workflow Management-Lösungen wird immer komplexer. Daher lassen sich die renommierten Programme oder Systeme ganz nach Bedarf strukturieren oder anpassen. So vielseitig Workflow Management-Lösungen im Allgemeinen sind, so sehr sucht man doch die folgenden Features meist vergebens:

Egal, ob es um Terminplanungen oder -erinnerungen geht, um die Durchführung elektronischer Zahlungen oder Eventplanungen – Vorgesetzte oder Entscheidungsträger sowie leitende Angestellte – sofern als solche im System hinterlegt – können nicht ohne Weiteres ausgeklammert bzw. vom Informationsfluss ausgeklammert werden. Demnach ist eine Kommunikation bzw. Informationsweitergabe unter nicht leitenden Angestellten mit den gängigen Workflow Management-Lösungen kaum denkbar.

Die Kosten für eine Workflow Management-Dienstleistung

Auf den ersten Blick gestalten sich die Preise der einzelnen Anbieter mit Blick auf Workflow Management-Lösungen recht intransparent. Erst bei näherem Hinsehen wird deutlich, wie sehr sich das Preisgefüge der Anbieter doch in vielerlei Hinsicht voneinander unterscheidet. So hängen die preislichen Konditionen von mehreren Faktoren ab.

Einerseits spielt die jeweilige Größe des Unternehmens eine zentrale Rolle. Denn in Anlehnung an die entsprechenden Gegebenheiten gestaltet sich auch der Aufbau der Software- bzw. der webbasierten Angebote. Darüber hinaus kommt es auf die Anzahl sowie das Leistungsportfolio der implementierten Features an.

Es lohnt sich, den Rotstift anzusetzen

Sie haben die Möglichkeit, cloud- bzw. webbasierte Komplettlösungen zu kaufen, Sie können einzelne Tools erwerben oder Sie entscheiden sich für die Anschaffung spezifischer Softwarelösungen. Alternativ besteht die Option, all diese Angebote nicht zu kaufen, sondern ein Abonnement abzuschließen. Während beispielsweise der Kauf einer Komplettlösung für ein mittelständisches Unternehmen zwischen 5.000 und 50.000 Euro kosten kann, zahlen Konzerne aufgrund eines erforderlichen höheren Leistungs- und Funktionsportfolios im Durchschnitt zwischen 250.000 und 400.000 Euro.

Auf der Preisskala nach oben hin sind diesbezüglich keine Limits gesetzt. Im Abonnement schlagen die Workflow Management-Lösungen mit Blick auf ihre jeweilige Größe und den Funktionsumfang im Vergleich mit monatlich 50 bis 1.500 Euro zu Buche. Welche Kostenvariante für Ihr Unternehmen die beste ist und die meisten Vorteile bietet, erfahren Sie im aktuellen Test-Bericht.

So werden Workflow Management-Angebote verglichen

Aufbau und Konzeptionierung

Die Test-Experten nehmen sich für jeden Test viel Zeit, um so unter anderem herauszufinden, wie es um den Aufbau und die Konzeptionierung der zu testenden Workflow Management-Produkte bestellt ist. Wichtig ist hierbei eine effiziente und gut durchdachte Strukturierung, damit kleine, mittelständische und große Unternehmen von dem Gesamtpakt in vollem Umfang profitieren können. Ziel dabei ist es nach Ansicht der Test-Experten, dass jede Workflow Management-Lösung effizient aufgebaut ist, sodass selbst technisch weniger versierte Anwender von Anfang an leicht mit ihr zurechtkommen.

Seitenaufbau

Wer sich im Unternehmen mehr Effizienz bzw. eine höhere Zeit- und Kostenersparnis wünscht, der sollte nach Ansicht der Test-Experten per se davon ausgehen können, dass das Workflow Management-System diesbezüglich mit bestem Beispiel vorangeht. Das bedeutet, dass schon der Seitenaufbau schnell und zügig vonstatten gehen sollte, sodass Unternehmer das volle Potenzial der Software von Anfang an ausschöpfen können.

Wie der aktuelle Produkt-Vergleich aufzeigte, ist genau das nicht bei jedem Programm der Fall. Es lohnt sich daher, genau hinzusehen oder die neuen Test-Berichte zu studieren. Denn die Test-Experten widmen diesem Segment im Test ebenfalls ihre volle Aufmerksamkeit.

Effizienz

Im Test nehmen die Test-Spezialisten unter anderem auch die Effizienz des jeweiligen Programms sowie die Sinnhaftigkeit der einzelnen Funktionen unter die Lupe. So wird im Vergleich zum Beispiel geprüft, wie alltagstauglich bestimmte Module sind oder wie gut sie sich in bereits bestehende Abläufe implementieren lassen.

Angesichts der Tatsache, dass die meisten Workflow Management-Programme im Vergleich sehr kostspielig sind, dass man im modernen Unternehmen jedoch größten Wert auf eine höhere Effizienz und Wirtschaftlichkeit legt, achten die Test-Spezialisten im Test vor allem auch auf diesen Aspekt. Daher führen sie sowohl einen Kurzzeit-Test, als auch einen Langzeit-Test durch, um einen intensiven Einblick hinter die Kulissen zu erhalten.

Handling und Bedienbarkeit

So komplex und vielseitig moderne Workflow Management-Lösungen aufgebaut sind, so wichtig ist es nach Meinung der Test-Experten, dass die einzelnen Module sowie insbesondere auch das Komplettpaket einfach und zielführend zu bedienen ist. Demnach achten die Test-Profis im Test unter anderem darauf, dass die einzelnen Module logisch aufeinander aufgebaut und jeweils einfach und mit nur wenigen Klicks bedienbar sind.

Überdies müssen die individuellen Strukturen der einzelnen Workflow Management-Programme nachvollziehbar sein, sodass selbst länger zurück liegende Tätigkeiten, Aufgaben oder Events in vollem Umfang eruiert werden können.

Funktionalität und Leistungsportfolio

Im Test kommt es nach Ansicht der Test-Experten nicht darauf an, dass ein Workflow Management-System möglichst viele Funktionen aufweist. Sicher ist ein vollumfängliches Leistungsportfolio, das zum jeweiligen Unternehmen passt, grundlegend. Demnach richten die Test-Experten in ihrem Vergleich den Fokus vor allem auch auf diesen Aspekt. Die Anzahl der Funktionen spielt im Zuge dessen eine eher untergeordnete Rolle.

Vielmehr sollten die einzelnen Features und Module durch ihre Nachhaltigkeit, ihre Effizienz und ihre Zuverlässigkeit überzeugen. All dies nehmen die Test-Profis im Test eingehend in Augenschein.

Renommee des Herstellers

In Anlehnung n den jüngst durchgeführten Test ist es nicht unbedingt erforderlich, dass der interessierte Unternehmenskunde ausschließlich auf Workflow Management-Systeme von namhaften Herstellerfirmen setzt. Vielmehr stellte sich im Produkt-Vergleich heraus, dass die Workflow Management-Lösungen vieler renommierter Anbieter sehr teuer in der Anschaffung sind. Dies liegt nach Ansicht der Test-Experten meist an den im Vergleich sehr hohen finanziellen Aufwendungen für Marketingkampagnen, Werbung und Co.

Die Kosten dafür werden seitens der Hersteller auf den jeweiligen Produktpreis umgelegt. Insofern zahlt der Kunde bei manchen Workflow Management-Lösungen sogar drauf, ohne von einem wirklich nenenswerten Leistungsportfolio zu profitieren. Welche Workflow Management-Lösungen im Vergleich tatsächlich überzeugen konnten, zeigt der aktuelle Test-Bericht auf.

Preis-/Leistung

Mit Blick auf den aktuellen Test ist es nicht in jedem Fall vonnöten, viel Geld für ein Workflow Management System auszugeben. Denn leistungsstarke Programme dieser Produktkategorie sind bereits im mittleren Preissegment zu finden.

Der Test hat jedoch ebenfalls deutlich gemacht, dass viele Workflow Management-Programme aus dem Niedrigpreissegment oft nur teilweise überzeugen. Spezielle Module müssten daher nachgebucht werden, was mit zusätzlichen Kosten verbunden ist. Im Vergleich sind preiswerte Workflow Management-Lösungen folglich oftmals teurer in der Anschaffung, als es bei Produkten aus dem mittleren und dem höheren Preissegment der Fall ist.

Generell gilt, vor dem Kauf den Rotstift anzusetzen und die aktuellen Test-Berichte in Augenschein zu nehmen, wenn Sie die beste und wirtschaftlichste Lösung für Ihr Unternehmen finden wollen.

Wann zahlt sich der Kauf / Abschluss eines Abos / die Mitgliedschaft aus?

Beim Kauf einer Workflow Management-Lösung sollten Sie darauf achten, dass das Produkt perfekt auf die Gegebenheiten und die Erfordernisse Ihres Unternehmens abgestimmt ist. Werfen Sie daher einen Blick auf die aktuellen Test-Berichte, um in Erfahrung zu bringen, welches die beste Workflow Management-Lösung für Sie ist. Dann besteht – eine gewisse Vorarbeit vorausgesetzt – im Vergleich schon nach etwa zwei bis drei Monaten die Möglichkeit, dass sich das Produkt amortisiert.

Je präziser die Vorbereitungsarbeiten im Rahmen der Einrichtung des Workflow Management-Produktes sind und wenn überdies eine kontinuierliche Datenpflege gewährleistet ist, können Sie davon ausgehen, dass Sie durch die Anschaffung der WorkflowManagement-Lösung schnellstmöglich in vollem Umfang profitieren können.

Worauf muss ich beim Abschluss/bei einer Mitgliedschaft/beim Kauf achten?

Es empfiehlt sich, vor der Anschaffung eines Workflow Management-Werkzeugs die aktuellen Test-Berichte zu prüfen, um auf diese Weise zu eruieren, welches Workflow Management-Programm tatsächlich für Sie das beste ist. Ein Vergleich mit anderen Produkten dieser Kategorie ist stets von Vorteil. Achten Sie vor der Entscheidung für ein solches Programm überdies darauf, dass es mit der Größe Ihres Unternehmens harmoniert und dass die Funktionen, die Ihrer Ansicht nach von Interesse sind, im Paket enthalten sind.

Ist das nicht der Fall, sollten Sie den Fokus darauf richten, dass die Nachbestellung zusätzlicher Module im preislichen Rahmen ist und zu dem verfügbaren Budget Ihres Unternehmens passt. Der Test macht deutlich, wie wichtig es ist, hier genau hinzuschauen und auch mit Blick auf die Zusatzmodule die neuen Test-Berichte in Augenschein zu nehmen. Das ist im Vergleich die beste Methode, um das Workflow Management-System zu finden, von dem Sie in vollem Umfang profitieren werden.

Vorstellung der führenden 7 Anbieter/Softwares/Vereine/Plattformen

Wilden Collective Workflow

Wenn es darum geht, in kleinen, mittelständischen oder großen Unternehmen Überprüfungs- oder Genehmigungsprozesse zu optimieren, ist Wilden Collective Workflow das ideale Programm. Auch in Sachen Terminplanung und Organisation von Meetings, Events und Konferenzen ist Wilden Collective Workflow eine sehr gut geeignete Lösung. Das Besondere an Wilden Collective Workflow ist das umfangreiche Online-Korrektur- und Arbeitsmanagement-Werkzeug. Damit haben kleine und größere Teams bei allen ihnen zugeteilten Projekten den vollen Einblick. Darüber hinaus ist es Wilden Collective Workflow ein Leichtes, Genehmigungsprozesse zu durchlaufen und von den verteilbaren Inhaltsressourcen zu profitieren. Diesbezüglich spielt das innovative Wilden Collective DAM System eine sehr entscheidende Rolle. Im Vergleich mit Wettbewerbsangeboten ist Wilden Collective Workflow zwar relativ kostspielig, aber laut den Test-Experten buchstäblich „unbezahlbar“.

Nintex Workflow

Nintex Workflow ist laut dem jüngst durchgeführten Test ein sehr gutes Programm, mit dem sich sowohl alltägliche Abläufe, als auch komplexe unternehmerische Prozesse leicht automatisieren und sogar nachhaltig verbessern lassen. Ziel von Nintex Workflow ist es, Geschäftsprozesse in jeder Hinsicht zu optimieren, indem es Vorgesetzte bzw. bestehende Teams sowie einzelne Mitarbeiter, aber auch spezifische Prozesse und deren Inhalte zusammenbringt. Diese gut durchdachte Transformation ist es, die Nintex Workflow im unternehmerischen Alltag zu einem unverzichtbaren Tool macht. Einfachheit, Effizienz und eine nahtlose Funktionalität – im Vergleich kann Nintex Workflow in vielerlei Hinsicht punkten und sowohl in KMUs, als auch in Konzernen klar überzeugen. Der Test macht deutlich, dass jedes der implementierten Features von Grund auf durchdacht und überaus kundenorientiert gestaltet ist. Dennoch begeistert Nintex Workflow im Vergleich zu gleichwertigen Wettbewerbsprodukten durch ein moderates Preis-/Leistungsverhältnis.

Monday.com

Renommierte KMUs und international agierende Konzerne wissen die Erstklassigkeit und das breit gefächerte Leistungs- und Serviceportfolio von Monday.com seit jeher zu schätzen. So ist es im Laufe der Jahre zu einem der führenden WorkflowManagement Tools avanciert, das vor allem in kleinen und größeren Teams gerne zur Anwendung gebracht wird. Das Besondere an Monday.com ist die Tatsache, dass die Anwendung Spaß macht, weil es trotz der Komplexität ein Leichtes ist, sich innerhalb des Unternehmens auf das Wesentliche fokussieren zu können. Wichtige Dinge bzw. anstehende Termine, Events und Projekte sind auf einen Blick einsehbar. Mitunter lästige Meetings, langatmige Konferenzen und Besprechungen können teils verhindert und die Zeit anderweitig genutzt werden.

Kissflow – Digital Workplace

Im Vergleich mit Wettbewerbsprodukten nimmt Kissflow – Digital Workplace einen ganz besonderen Stellenwert ein. Es handelt sich bei Kissflow – Digital Workplace um ein Workflow-Software- und Business-Process-Management-Tool, wobei die Begrifflichkeit „Kiss“ eine spezielle Bedeutung hat: Keep it simple. Eben dies ist das Grundprinzip von Kissflow – Digital Workplace, und so gelingt es leicht, wichtige Prozesse und Abläufe teils innerhalb weniger Minuten zu konzeptionieren. Das Handling ist unkompliziert und trotz der bemerkenswerten Komplexität hinsichtlich der Leistungen und Funktionen denkbar einfach. So konnte Kissflow – Digital Workplace auch im aktuellen Test in vollem Umfang überzeugen. Angesichts der zahlreichen Vorteile, die Kissflow – Digital Workplace zu bieten hat, verwundert es nicht, dass sich immer mehr Unternehmenskunden für dieses sehr gut durchdachte Produkt entscheiden.

Wrike

Im unternehmerischen Alltag ist es oftmals schwierig, mehrere Projekte gleichzeitig zu verwalten, abzustimmen und zu bearbeiten. Einzelne Mitarbeiter, aber auch kleine und größere Teams kommen aufgrund dessen oftmals an ihre Grenzen. Wenn in einem Unternehmen das Workflow Management System Wrike zum Einsatz kommt, wird die Arbeit insgesamt viel leichter. Alles lässt sich, dank der innovativen Strukturen auf unkomplizierte Weise erledigen, und es bleibt mehr Zeit für das Wesentliche. Mit dem Workflow Management Programm von Wrike können Sie zahlreiche Arbeitsabläufe verbessern und auf spezielle Ordner, Projekte, Teams oder Einzelteilnehmer anwenden. Insgesamt kann auch die Zusammenarbeit zwischen mehreren Teams optimiert werden. Im Produkt-Vergleich hat sich gezeigt, dass das Workflow Management System aus dem Hause Wrike sowohl für Kreativ- und Produktionsteams, als auch für klassische Handwerksbetriebe, für IT-Unternehmen und Marketingfirmen die beste Lösung ist, wenn Sie effizient arbeiten wollen.

Zoho Creator

Viele Workflow Management Lösungen sind komplex in ihrer Strukturierung, sodass der Anwender möglichst über fundierte softwarespezifische Kenntnisse verfügen sollte. Denn nur so ist es laut dem aktuellen Test mitunter möglich, das Potenzial der Programme vollends auszuschöpfen. Ganz anders hingegen bei Zoho Creator. Es handelt sich dabei um eine sehr einfache und zugleich hocheffiziente Workflow Management Lösung, die im Vergleich einfach anders ist, als der Wettbewerb. So können individuelle Geschäftsprozesse einfach und unkompliziert verwaltet, bearbeitet und nachgehalten werden. Wenn es darum geht, alleine oder im Team benutzerdefinierte Anwendungen zu erstellen, sind Sie mit Zoho Creator gut beraten. Bemerkenswert ist darüber hinaus die Zoho CRM, und auch der kostenfreie Email-Support von Zoho Creator spricht den qualitäts- und erfolgsorientierten Unternehmenskunden an.

JIRA

JIRA ist einfach in der Anwendung, hocheffizient und sehr gut durchdacht. Somit ist es für kleine und große Teams das optimale Workflow Management Tool. Mittlerweile nehmen mehrere tausend Unternehmen das innovative System aus dem Hause JIRA in Anspruch, weil in ihrem Unternehmen die zielorientierte Erfassung und Organisation von Problemen, Fragestellungen und Projekten höchste Priorität hat. Mit JIRA ist der anspruchsvolle Unternehmenskunde ebenfalls in der Lage, spezifische Aufgaben zuzuweisen und in der Konsequenz die Aktivität der einzelnen Teilnehmer bzw. des gesamten Teams nachzuverfolgen. Ganz gleich, ob am Desktop oder unterwegs – JIRA ist auch dank der mobilen Schnittstelle geradezu prädestiniert, um Jobs unterschiedlichster Art in KMUs und international agierenden Unternehmen zu erledigen.

Online oder Offline: Wo schließe ich mein/e/n Abo/Mitgliedschaft/Kauf am besten ab?

Wenn Sie sich für den Erwerb oder für den Abschluss eines Abos entschließen, um spezifische Prozesse und Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen nachhaltig zu verbessern, werden Sie laut dem aktuellen Test besonders gut online fündig. Die Auswahl der im Internet existenten Anbieter ist riesig. Ein weiterer Vorteil des Online-Kaufs ist, dass Sie die Bestellungen auf Wunsch mit nur wenigen Klicks durchführen können.

Wenn Sie die aktuellen Test-Berichte in Augenschein nehmen und sich anhand der Informationen für ein bestimmtes Produkt entschieden haben, gelangen Sie bequem vom Test aus auf die entsprechende Anbieterseite. Somit können Sie die ins Auge gefasste Software-Lösung bequem in den Warenkorb legen und den Bestellvorgang mit nur einem Handgriff abschließen.

Wissenswertes und Ratgeber

Die Geschichte von Workflow Management-Angeboten

Wenn man es genau nimmt, waren bereits die Menschen in der Antike stets bestrebt, Arbeitsabläufe so optimal wie möglich zu gestalten, soweit das mit den seinerzeit zur Verfügung stehenden Mitteln und Werkzeugen möglich war. So wurden – damals wie heute – in unterschiedlichsten Branchen Experten beauftragt, um einen Blick „von außen“ auf die in Arbeit befindlichen Werkstücke oder auf komplexe betriebliche Abläufe zu werfen. Ziel dabei war es stets, Veränderungen zu eruieren, die dabei helfen sollten, das Arbeitsleben insgesamt zu vereinfachen.

Auch in den 1950er und 1960er Jahren, als man nach dem Krieg bestrebt war, beste Leistungen abzuliefern, um die Wirtschaft wieder aufzubauen und zu stärken, kamen meist teure Berater zum Einsatz. Der finanzielle und zeitliche Aufwand solcher Beratungen war erheblich.

So ging man, nachdem die ersten Computer auch in die Arbeitswelt Einzug gehalten hatten, dazu über, Prozessoptimierungen mit Hilfe moderner Techniken zu realisieren. Zuvor setzte man diesbezüglich auf klassische Karteikartensysteme. Später erfreuten sich Excel-Sheets großer Beliebtheit.

Prozessoptimierungssysteme im Wandel der Zeit

Auch die Erstellung spezifischer Sheets in Excel ist ausgesprochen langwierig, kosten- und mitunter auch nervenaufreibend. Wer mit dem Excel-Programm nicht so vertraut ist, gerät insbesondere mit Blick auf angestrebte Prozessoptimierungen im Unternehmen laut dem aktuellen Test schnell an seine Grenzen. Nachdem das world wide web verstärkt in modernen Unternehmen zum Einsatz kam, wurden etwa ab Ende der 1990er Jahre die ersten Tools an den Markt gebracht, mit denen unternehmensintern eine höhere Zeit- und Kostenersparnis gewährleistet werden sollte.

Diese Software-Lösungen wurden im Laufe der Zeit kontinuierlich verbessert und können heute individuell auf die Gegebenheiten im Unternehmen angepasst werden. So darf man schon jetzt gespannt sein, wie sich die neuen Tools dieser Produktkategorie auch in Zukunft weiter entwickeln werden.

Zahlen, Daten, Fakten rund um Workflow Management-Angeboten

Der Test zeigt auf, dass moderne Prozessoptimierungsprogramme – egal, ob als Software zum Download oder als webbasierte Lösung – heute in etwa 67 Prozent aller Unternehmen deutschlandweit zum Einsatz kommen. Weltweit greifen etwa 47 Prozent aller Unternehmer auf entsprechende Angebote zurück. Die Kosten für ein solches Programm können, je nach Unternehmensgröße, variieren.

Wer sich für die Anschaffung eines solchen Programms entscheidet, muss im Vergleich etwa mit folgenden Kosten rechnen: Bei einer Unternehmensgröße von bis zu 50 Mitarbeitern und einem Portfolio von bis zu 20 Systemfunktionen beträgt der Kostenaufwand im Vergleich etwa 1.500 bis 3.000 Euro. Sicherlich lohnt es sich, hier mit Sorgfalt zu kalkulieren, denn in fast 70 Prozent der Fälle sind Abonnements im Vergleich um bis zu 20 Prozent teurer.

Je nach Produkt ist es laut dem aktuellen Test möglich, dass ein monatlicher Abo-Preis von 50 bis 500 Euro veranschlag wird. Bei einer Nutzungsdauer von lediglich 1 bis 3 Monaten erhöhen sich die Abo-Kosten meist noch. Wer sich hingegen längerfristig an die jeweilige Anbieterfirma binden möchte, profitiert von niedrigeren Abo-Kosten. Die mögliche Preisersparnis beträgt unter diesen Voraussetzungen hochgerechnet etwa 15 bis 20 Prozent.

Das Workflow Management-Tool – in 3 Schritten richtig abschließen

Schritt 1

Die Installation und erste Inbetriebnahme von Prozessoptimierungsprodukten ist im Vergleich recht unkompliziert. Notfalls schadet es nicht, die im Lieferumfang meist enthaltene Bedienungsanleitung zur Hand zu nehmen. Meist ist die Installation bereits unmittelbar nach dem erfolgreich abgeschlossenen Bestellvorgang möglich. Um von Anfang an alles richtig zu machen, folgen Sie kurzerhand den Vorgaben im Bedienmenü. So gelangen Sie Schritt für Schritt in die erforderlichen Untermenüs und können sodann beginnen, Schritt 2 in die Wege zu leiten.

Schritt 2

Im zweiten Step ist es erforderlich, die unternehmensspezifischen Daten einzugeben. Hierbei ist nicht allein von den Kontaktdaten etc. die Rede, sondern es müssen Mitarbeiterdaten, Freigabedetails und erste Projekte angelegt werden. Wichtig ist, dass Sie beim Anlegen der Unterdateien so sorgfältig und präzise wie möglich zu Werke gehen. Auf diese Weise lassen sich etwaige Fehlerquellen am ehesten ausschließen.

Schritt 3

Achten Sie im dritten Schritt darauf, dass alle Veränderungen, die sich mit Blick auf die zuvor angegebenen Daten und Werte ergeben, unverzüglich nachbearbeitet oder korrigiert werden. Auch dieser Aspekt ist elementar, wenn es darum geht, mögliche Missverständnisse oder falsche Auswertungen zu vermeiden.

7 Tipps für langfristige Freude am Workflow Management-Tool

Tipp 1

Für das richtige Produkt entscheiden – die ideale Grundlage für nachhaltigen Erfolg

Die Auswahl des passenden Workflow Management-Produktes ist die ideale Grundlage dafür, dass Sie in Ihrem Unternehmen in jeder Hinsicht profitieren. Dabei ist die Suche nach einer geeigneten Software laut dem aktuellen Test nicht immer leicht. Deshalb ist es ratsam, vor dem Erwerb die aktuellen Test-Berichte zu studieren, um so die optimale Workflow Management-Lösung zu finden.

Tipp 2

Weniger ist manchmal mehr – so auch bei Workflow Management-Programmen

Um das volle Potenzial aus Ihrer neuen Workflow Management herauszuholen, sollten nur ausgewählte Mitarbeiter bzw. Führungskräfte mit der Datenpflege und Anwendung des Programms betraut werden. „Viele Köche verderben den Brei“, lautet eine bekannte Weisheit. So hat sich auch im aktuellen Test gezeigt, wie wichtig es ist, diesbezüglich beim Personaleinsatz mit Bedacht vorzugehen.

Tipp 3

Die regelmäßige Aktualisierung von Daten ist grundlegend

Alle Veränderungen, selbst kleine, unscheinbar anmutende Details, sollten in das System eingepflegt werden. Denn eine Workflow Management-Software ist im Vergleich nur so gut, wie die Daten, mit denen es „gefüttert“ wird. Daher ist die kontinuierliche Datenpflege sinnvoll, und sie ist binnen kürzester Zeit bewerkstelligt.

Tipp 4

Bei Fragen oder technischen Problemen direkt den Experten kontaktieren

Gerade in der Anfangszeit nach dem Erwerb könnten gegebenenfalls Fragen oder technische Probleme auftreten. Dann hilft es, nicht in Eigenregie zu arbeiten bzw. zu experimentieren, sondern gleich den Support zu kontaktieren.

Tipp 5

In regelmäßigen Abständen Updates durchführen

Sobald die Herstellerfirma neue Updates herausbringt, sollten Sie diese in Ihrem System aktualisieren. Dadurch ist sichergestellt, dass das System kontinuierlich optimal arbeitet.

Tipp 6

Bei Bedarf zusätzliche Module implementieren

Im Laufe der Zeit können sich die unternehmensspezifischen Gegebenheiten verändern. Oft geht das auch mit erforderlichen Systemverbesserungen einher. Informieren Sie sich rechtzeitig über aktuelle Module, die sich nach Bedarf implementieren lassen.

Tipp 7

Kontinuität sorgt langfristig für beste Ergebnisse

Achten Sie darauf, regelmäßig mit Ihrem Workflow Management-Tool zu arbeiten. Das erleichtert nicht nur den Umgang mit der Software, sondern Sie werden erkennen, wie effizient sich künftig auch weitere Abläufe in Ihrem Unternehmen planen und strukturieren lassen.

Workflow Management-Tools im Test – die Ergebnisse

Unternehmer, die sich für die Anschaffung eines Prozessoptimierungstools entschieden haben, sind gut beraten, im Vorfeld der Anschaffung die aktuellen Test-Berichte in Augenschein zu nehmen. Auf diese Weise erfahren Sie eine Menge über die Eigenschaften der einzelnen Produkte sowie über die Vorzüge, aber auch über etwaige Nachteile. Der Blick hinter die Kulissen der Anbieter ist stets ratsam. Diesen Part übernehmen seit jeher die Test-Experten von der Stiftung Warentest sowie vom Test-Institut Ökotest.

Bei einem Blick auf die Internetpräsenzen der Stiftung Warentest und von Ökotest stellt sich heraus, dass die Test-Profis in letzter Zeit keine Test-Ergebnisse mit Blick auf Workflow Management-Produkte – gleich, welcher Art – veröffentlicht haben. Deshalb lohnt es sich, regelmäßig auf den Webseiten der Stiftung Warentest und von Ökotest vorbeizuschauen, um herauszufinden, wann die nächsten Test-Berichte zum Thema veröffentlicht werden. Schließlich geht es aus Unternehmersicht in erster Linie darum, die beste Lösung in Sachen Zeit- und Kostenoptimierung zu finden.

Die wichtigsten Fragen rund um Workflow Management-Tools:

Wer sollte sich für die Anschaffung eines Workflow Management-Tools entscheiden?

Kleine, mittelständische und große Unternehmen sind gut beraten, sich für eine webbasierte oder eine Software-Lösung dieser Produktkategorie zu entscheiden. Denn die Vorteile mit Blick auf die Faktoren Zeit- und Kostenersparnis im Unternehmen sprechen auch laut den erfahrenen Test-Experten für sich.

Wo kann man am besten ein Workflow Management-Tool kaufen?

Der Test hat gezeigt, dass Sie ein Prozessoptimierungsprogramm – egal, in welcher Form – am besten direkt online erwerben. Das bietet den Vorteil, dass Sie das entsprechende Produkt unmittelbar nach dem erfolgreichen Abschluss des Bestellvorgangs installieren und bearbeiten können.

Darüber hinaus profitieren Sie beim Online-Kauf meist auch von einem freundlichen und kompetenten Service, der Ihnen 24/7 mit Rat und Tat online zur Seite steht.

Warum sind moderne Workflow Management-Lösungen sinnvoller als klassische Excel-Sheets?

Die Erstellung bedarfsgerechter Excel-Sheets ist zeitaufwendig, und sie geht mit hohen Personalkosten einher. Auch die Fehlerquote ist im Vergleich zu modernen Software-Lösungen ausgesprochen hoch. Insofern sprechen auch mit Blick auf den aktuellen Test viele gute Gründe für die Anschaffung eines solchen Tools, statt auf althergebrachte Excel-Tools zu setzen.

Was kosten Workflow Management-Programme?

Die finanziellen Aufwendungen für die neuen Prozessoptimierungsprogramme unterscheiden sich, je nach Hersteller, stark voneinander. So werden Lösungen zum Kauf angeboten, die zwischen 500 und 5.000 Euro kosten. Es sind jedoch ebenso Varianten – vornehmlich für Großunternehmen – erhältlich, die mit rund 500.000 Euro zu Buche schlagen.

Was ist besser – der Erwerb oder ein Abo-Vertrag mit Blick auf Workflow Management-Tools?

Um diese Frage zu beantworten, macht es Sinn, den Rotstift anzusetzen. Denn je nach zur Verfügung stehendem Budget kann der Kauf oder auch das Abschließen eines Abonnements von Vorteil sein. Im Vergleich zum Produktkauf sind Abos jedoch meist teurer. Dafür jedoch ist es aus Unternehmersicht nicht erforderlich, den Komplettbetrag in einer Summe anzuweisen.

Was ist im Vorfeld der Anschaffung eines Workflow Management-Tools zu beachten?

Wichtig ist, darauf zu achten, dass das Prozessoptimierungstool auf die Erfordernisse und Gegebenheiten Ihres Unternehmens zugeschnitten ist. Nicht immer sind alle erforderlichen Funktionen inklusive. Dann jedoch ist es wichtig, zu prüfen, mit welch zusätzlichem Kostenaufwand zu rechnen ist, wenn die entsprechenden Module nachgerüstet werden sollen.

Welches ist das beste Workflow Management-Programm?

Diese Frage kann pauschal nicht ohne Weiteres beantwortet werden, da jedes Unternehmen mit Blick auf den aktuellen Testunterschiedliche Ansprüche und Zielsetzungen hat. Demnach ist es in jedem Fall ratsam, die neuen Test-Berichte zu studieren, um im Zuge dessen herauszufinden, welche Lösung diesbezüglich die beste ist.

Alternativen zu Workflow Management-Tools:

In immer mehr Unternehmen kommen leistungsstarke Workflow Management-Lösungen zur Anwendung. Dennoch gibt es nach wie vor KMUs und große Unternehmen, die sich noch nicht für die Anschaffung eines solchen Workflow Management-Produktes entscheiden können. Um dennoch weitgehend von einer hohen Effizienz beim Arbeiten zu profitieren, setzt man alternativ auf klassische Excel-Lösungen.

Wie der Test gezeigt hat, sind Excel-Sheets unterschiedlichster Art zwar in vielen Bereichen eine große Hilfe. So auch dann, wenn es um die Optimierung von Arbeitsprozessen geht – zumindest bis zu einem gewissen Maße. Im Vergleich zu den Prozessoptimierungstools der modernen Generation dauert es jedoch sehr lange, bis die entsprechenden Formeln und Bedingungen in Excel hinterlegt sind.

Allein diese Tätigkeit geht mit einem extrem hohen Zeit- und Personalkostenaufwand einher. Deshalb lohnt es sich mit Blick auf den aktuellen Test die neuen Workflow Management-Lösungen in Anspruch zu nehmen.

Workflow Management Test 2023 • Die besten Workflow Managements im Vergleich