Sieben Tipps für optimales Aussortieren Ordnung fürs Ordner-Chaos! Welche Unterlagen darf ich wann entsorgen?
Zeit zum Ausmisten!
Zu Beginn eines neuen Jahres wollen viele ihre Altlasten zurücklassen – darunter auch die zahllosen Ordner, die sich in den Regalen stapeln. Doch welche der gesammelten Dokumente dürfen überhaupt entsorgt werden? Gemeinsam mit der Verbraucherzentrale Sachsen haben wir eine Checkliste erstellt, mit der ihr Platz schaffen könnt. Welche Unterlagen ihr wiederum auf keinen Fall wegwerfen solltet, erklärt Rechtsanwalt Sten Wagner im Video.
RTL.de ist jetzt auch bei WhatsApp - HIER direkt ausprobieren!
1. Kaufbelege und Garantieunterlagen
Für Rechnungen gilt fast immer eine dreijährige Regelverjährungsfrist. Sie beginnt in dem Jahr, in dem der Anspruch entstanden ist und endet nach Ablauf von drei Jahren zum Ende des Jahres. Falls eine ungerechtfertigte Mahnung kommt, solltet ihr nachweisen können, dass ihr bezahlt habt. Deshalb: Quittungen oder Kontoauszüge mindestens drei Jahre lang aufbewahren.
Lese-Tipp: Rückgabe: Wie lange muss ich meine Kartons aufbewahren?
Gewährleistungsfrist beim Kauf: Um Mängel zu reklamieren, solltet ihr Kaufverträge, Quittungen oder Kassenbons zwei Jahre aufheben. Gibt der Hersteller eine längere Garantie, bewahrt ihr die Belege für diese Zeit auf.
2. Unterlagen für Haus und Wohnung
Mieter und Eigentümer müssen Rechnungen für Arbeiten an ihrem Haus oder an der Wohnung mindestens zwei Jahre aufbewahren. Das ist so vom Gesetzgeber vorgeschrieben, um Schwarzarbeit zu bekämpfen. Für Mängel am Bau gilt meist eine fünfjährige Verjährungsfrist. Wurden Arbeiten am Bauwerk vorgenommen, behaltet ihr sämtliche Belege für diesen Zeitraum.
Lese-Tipp: Verreisen mit Hund – diese Unterlagen solltet ihr immer parat haben
Hausratsversicherung: Belege teurer Anschaffungen sind dauerhaft aufzubewahren. Damit beweisen Versicherte, was sie verloren haben – zum Beispiel durch einen Brand oder durch einen Einbruch. Auch Fotos von eurer Einrichtung sind im Versicherungsfall sehr hilfreich.
3. Versicherungspolicen und Mitteilungen
Versicherungsscheine (Policen), die neusten Änderungen des Vertrags (Vertragsanpassungen) und Mitteilungen des Versicherers solltet ihr aufheben, solange der Vertrag läuft. Die Unterlagen von Lebens- und Rentenversicherungen sind auch nach der Auszahlung noch wichtig, zum Beispiel für die Steuererklärung.
Seid ehrlich: Haltet ihr Ordnung in euren Unterlagen?
4. Rentenanspruch nachweisen
Heftet alles ab, was die eigene Rente betrifft! Nachweise wie Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen oder Sozialversicherungsnachweise. Sie sollten möglichst lückenlos euren Ausbildungs- und Berufsweg aufzeigen können.
Falls die Rentenversicherung nicht alle Daten von euch abgespeichert hat, könnt ihr mit diesen Unterlagen euren wirklichen Rentenanspruch nachweisen.
5. Arbeitsvertrag und Arbeitszeugnis
Den aktuellen Arbeitsvertrag mit allen Änderungen, individuellen Abreden, Schreiben des Arbeitgebers, Betriebsvereinbarungen und Tarifverträgen abheften bis zum Jobwechsel oder bis zur Rente, solltet ihr im Zweifel aufheben.
Ist der neue Job bei einer Tochterfirma oder will man später in das Unternehmen zurück, besser den alten Vertrag aufheben. Ansonsten können alte Verträge weg oder digitalisiert werden. Arbeitszeugnisse dagegen besser immer aufheben.
6. Belege für die Steuererklärung
Auch wenn Belege zur Abrechnung nur selten einzureichen sind – nicht einmal Spendenquittungen und Bankbescheinigungen über Kapitalerträge – solltet ihr diese mindestens bis zum Ablauf eines Jahres nach Erhalt des Steuerbescheids aufheben. Die Beamten können Belege nach wie vor anfordern. Spendenbelege müssen Privatleute nach Zugang des Steuerbescheids ein Jahr lang aufbewahren, Belege über eine Vermietung zehn Jahre und Belege rund ums Haus zwei Jahre lang.
Lese-Tipp: Steuererklärung 2023: Hier schaut das Finanzamt besonders genau hin
Wer mehr als 500.000 Euro im Jahr einnimmt, muss alle Belege sechs Jahre aufbewahren. Den Steuerbescheid selbst solltet ihr dagegen am besten zehn Jahre aufheben oder am besten dauerhaft aufbewahren.
7. Digitale Unterlagen
Für digitale Unterlagen gelten die gleichen Aufbewahrungsfristen wie für die analogen Dokumente. Die Verbraucherzentrale rät jedoch, regelmäßig die Kontoauszüge herunterzuladen. Denn sollte es einmal technische Probleme bei der Bank geben, könnt ihr so trotzdem auf eure Dokumente zugreifen.
Wenn ihr eure digitalen Unterlagen vernichten möchten, solltet ihr spezielle Software-Programme nutzen. Aber Achtung! Auch die Software gibt keine Garantie, dass die Daten wirklich alle endgültig gelöscht sind.
Dauerhaft gültige Dokumente wie beispielsweise Impfpass, Reisepass, Geburts- und Heiratsurkunde sollten am besten separat aufbewahrt werden und zu keinem Zeitpunkt entsorgt werden.
Dieser Artikel wurde bereits 2021 veröffentlicht und jetzt mit neuen Details angepasst.
