RTL Online
Inventarverwaltung klingt nach einer staubtrockenen, bürokratischen Angelegenheit. Das Image mag aus Zeiten stammen, in denen langjährig etablierte Arbeitsabläufe den Alltag in vielen Unternehmen bestimmten. Längerfristige Betriebszugehörigkeiten von Mitarbeitern waren zudem eher die Regel als die Ausnahme. In solchen Konstellationen reichte es, Bestände in einem Lagerbuch zu vermerken und Arbeitsmittel auf Vertrauensbasis auszuhändigen.
Heutzutage bestimmen dynamische Bedingungen die Arbeitswelt. Wechselnde Arbeitsorte, Montage und Home-Office gehören zu den verbreiteten Modellen. Projekttätigkeiten und Leiharbeit sorgen für Fluktuation sowie zunehmende Anonymität in den Betriebshallen. Das macht es schwierig für Verantwortliche, den Überblick bei der Inventarverwaltung zu behalten.
Eine moderne Inventarsoftware bildet Arbeitsabläufe in unterschiedlichen Unternehmen ab. Es geht schon lange nicht mehr nur darum, Arbeitsmittel einmalig zu erfassen und seinem festen Standort zuzuordnen. Persönliche Verantwortlichkeiten, Terminverwaltung für Wartung und Sicherheitsüberprüfungen sowie die Möglichkeit, Arbeitsanweisungen in der digitalen Akte abzulegen, sind nur einige der Optionen, die Ihnen bei der Verwaltung Ihres Inventars zur Verfügung stehen. Ein typischer Vertreter des ganzheitlichen Ansatzes beim Asset-Management ist das Schweizer Unternehmen Timly.
Mehr als Listen und Magnettafeln: Worum es bei der Inventarsoftware geht
Die Stärke einer spezialisierten Inventarsoftware ist es, mit den übergebenen Informationen zu arbeiten und sie unter dem Ziel der Effektivitätssteigerung miteinander zu verknüpfen. Magnettafeln und ausgedruckte Listen eignen sich bestenfalls für eine kleine Menge an zu verwaltenden Assets mit wenigen Einzelinformationen – etwa temporäre Zuordnungen von Arbeitsmitteln an Mitarbeiter. Software kann dagegen problemlos Datensätze von fast beliebiger Größe verarbeiten. Ist ein Arbeitsmittel erfasst, lassen sich alle benötigten Informationen ergänzen.
In weniger komplexen Fällen erfüllen auch Excel-Dateien die Anforderungen sehr gut. Sie ermöglichen einen schnellen Überblick über Ihr Inventar und lassen sich etwa durch Skript-Einbindungen optimieren. Eine spezialisierte Inventarsoftware geht noch einen Schritt weiter. Sie verfolgt den Anspruch, alle notwendigen Daten für ein Arbeitsmittel über die Dauer der Nutzung im Unternehmen zu verwalten. Von Kaufunterlagen bis zu Wartungshinweise finden alle Dokumente ihren zentralen (Speicher-)Platz. Dynamische Parameter, wie Zuordnungen zu Standorten, Personen oder Fahrzeugen, lassen sich schnell anpassen – auf Wunsch auch vom Arbeitsort aus. Eine digitale Inventarverwaltung ermöglicht Ihnen einen permanent aktuellen Überblick über Ihr Inventar.
(Copyright: Timly Software AG)
So funktioniert die digitale Inventarverwaltung mit spezialisierter Software
Timly arbeitet als cloudbasierter Dienst, dem sogenannten Software-as-a-Service (SaaS). Dadurch sind beim Anwender keine besondere IT-Infrastruktur und vor allem keine Öffnung des eigenen Firmennetzwerks nach außen erforderlich. Die Cloud-Server werden vom Anbieter administriert und abgesichert. Für den Zugriff benötigen Mitarbeiter lediglich ein internetfähiges Endgerät, mit dem sie sich über eine verschlüsselte Verbindung beim Dienst anmelden.
Eine hierarchische Verwaltungsstruktur ermöglicht es, die organisatorischen Gegebenheiten in einem Unternehmen, etwa die Gliederung nach Standorten und Arbeitsbereichen, abzubilden. Die Profile der Assets selber gehören immer zu einer Oberkategorie, wie zum Beispiel der Werkzeuge oder der Fahrzeuge. Zudem können durch die Bestimmung von sogenannten Container-Objekten andere Assets einem Gegenstand oder Raum zugeordnet werden. Das ermöglicht es etwa, eine ganze Ausstattung einem Kundendienstfahrzeug fest zuzuteilen.
Die einzelnen Attribute eines Assets können Sie im Sinne einer Schablone vorgeben und an die Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen. Zu jedem Gegenstand gehört ein eigener Terminkalender sowie ein dedizierter Speicherplatz für Dateien aller Art. Das ermöglicht es, die bereits angesprochene digitale Akte anzulegen, aber auch beispielsweise bei der Übernahme eines Arbeitsmittels Fotos von dessen Zustand zu fertigen und diese zur Dokumentation im Geräteprofil zu speichern.
(Copyright: Timly Software AG)
Für mehr Flexibilität – bei der Inventarverwaltung App einsetzen
Um Anwendungen auf Smartphones und Tablets effektiv bedienen zu können, gehören Apps in den meisten Fällen zum Standardangebot von Entwicklern. Timly setzt diese Anforderung in Form einer Web-App um. Da diese im Webbrowser läuft, funktioniert sie auf unterschiedlichen Betriebssystem-Plattformen. Zudem werden Daten auf dem Endgerät nur temporär gespeichert. Das kann ein relevanter Umstand sein, wenn Sie in Erwägung ziehen, Mitarbeitern die Nutzung privater Smartphones zu gestatten.
Für die Identifizierung und den leichteren Aufruf von Informationen über ein Gerät haben sich QR-Codes etabliert. Bei Timly lassen sie sich in unterschiedlichen Größen erstellen, um auch kleinere Assets mit Barcode-Etiketten kennzeichnen zu können. Der Barcode-Scanner zum Einlesen der QR-Codes ist in der App integriert und nutzt die Kamera des mobilen Endgerätes.
Das Prinzip der ganzheitlichen Inventarisierung
Hauptmerkmal einer effektiven Inventarverwaltung ist es, nur eine Datenquelle für alle notwendigen Informationen zu nutzen. Stehen für unterschiedliche Anwendungszwecke rund um das Inventar verschiedene Softwareprodukte zur Verfügung, werden Daten zwangsweise mehrfach erfasst. Benötigen Sie Informationen für anstehende Termine, so kann es vorkommen, dass diese aus unterschiedlichen Quellen manuell zusammengesucht und abgeglichen werden müssen.
Das verursacht Arbeitsaufwand und beinhaltet immer das Risiko menschlicher Fehler. Sind die Daten dagegen in einer strukturierten Datenbank abgelegt, gibt es keine unnötigen Redundanzen. Verknüpfungen erstellt die Software selbständig. Sind Änderungen am Datenbestand notwendig, so müssen diese nur an einer Stelle vorgenommen werden.
(Copyright: Timly Software AG)
IT-Asset-Management integrieren
Ist bei der Verwaltung von sehr speziellem Inventar Software mit einem zielgerichteten Funktionsumfang notwendig, so können Schnittstellen, sogenannte APIs, zwischen den Anwendungen für einen Datenaustausch sorgen. Das IT-Asset-Management (ITAM) ist durch sehr kurze Zyklen von Softwareupdates und häufig sehr dynamische Hardware-Einbindungen geprägt. Das macht diesen Teilbereich der Inventarverwaltung herausfordernd. Andererseits ist er besonders wichtig. Sicherheitslücken in veralteter Hard- oder Software machen jedes Firmennetzwerk angreifbar.
Timly bietet in diesem Fachgebiet durch eine Kooperation mit dem Anbieter Lansweeper die Möglichkeit, das Netzwerk automatisiert überwachen zu lassen. Das betrifft sowohl die eingebundene Hardware als auch Softwareversionen und Betriebssysteme. Dabei nimmt Lansweeper den permanenten Abgleich mit einer Datenbank für bekanntgewordene Software-Schwachstellen vor und warnt, wenn angreifbare Programme im eigenen Netzwerk festgestellt wurden. Nach einer einmaligen Kopplung mit Timly, lassen sich Informationen aus Lansweeper direkt in die ganzheitliche Inventarverwaltung importieren und regelmäßig aktualisieren.
IoT-Sensoren als praktische Helfer
Vernetzte IoT-Sensorik ermöglicht es, Routineaufgaben – insbesondere zur Überwachung von Maschinen und Fahrzeugen – zu automatisieren. IoT-Tracker melden aktuelle Standorte, Distanzmessgeräte können Füllstände kontrollieren. Weitere mögliche Optionen sind die Messung von Betriebsstunden, etwa um das Erreichen von Wartungsfristen im Fokus zu behalten, oder die Überwachung von Temperatur und Feuchtigkeitsgehalt. Die ausgelesenen Informationen lassen sich auch sinnvoll in einer Inventarverwaltung einbinden, etwa um aktuelle Standorte von Assets automatisiert zu erfassen und den Wartungskalender auf dem neuesten Stand zu halten. Timly setzt in diesem Bereich auf eine Kooperation mit dem Schweizer Anbieter adnexo.
(Copyright: Timly Software AG)
Die Inventur als Anwendungsfall
Der in der Inventarverwaltung vorhandene, tagesaktuelle Datenbestand kann auch für die jährliche Inventur genutzt werden. Alle Gegenstände, die bei der körperlichen Bestandsaufnahme registriert werden müssen, sind bereits in der Datenbank der Software gespeichert. Mit Timly besteht daher die Möglichkeit, den Inventur-Modus zu aktivieren. Danach reicht es, den QR-Code des Assets einzuscannen und es ist rechtssicher erfasst. Dies ist übrigens auch aus der Ferne möglich. Die sogenannte Selbstinventur wurde für Arbeitsplätze im Homeoffice oder bei Projektpartnern geschaffen. Verantwortliche haben die Möglichkeit, eine Aufforderung zur Inventur per E-Mail zu versenden. Mitarbeiter können die Erfassung vor Ort mit der App vornehmen, ohne den Firmenstandort aufsuchen zu müssen.
Inventarverwaltung im eigenen Unternehmen testen
Mit einer effizienten Inventarsoftware werden die im Unternehmen eingesetzten Ressourcen effizienter genutzt. Durch die ständige Übersicht, wo sich welche Arbeitsmittel befinden, ist eine einfachere Disposition, aber auch Lokalisierung ungenutzter Ressourcen möglich. Ein weiterer Vorteil ist sicherlich der effektivere Informationsfluss, wenn eine digitale Geräteakte angelegt und von jedem Arbeitsplatz aus zugreifbar ist. Welches Softwaremodell für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist, können Sie herausfinden, wenn Sie die digitale Inventarverwaltung in der Praxis ausprobieren. Timly hat dafür die Möglichkeit geschaffen, die Software kostenlos testen zu können.
