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Wenn es um die Verwaltung von Inventar geht, stehen Unternehmen und Behörden früher oder später vor der Frage: Reicht eine Standardsoftware wie Microsoft Excel oder ist eine spezialisierte Inventarverwaltung Software die bessere Wahl?
Um diese Frage zu beantworten, werden wir heute zwei Lösungen anhand praktischer Aufgaben miteinander vergleichen: die bekannte Tabellenkalkulation Excel und die cloudbasierte Inventarverwaltung Software Timly.
Dabei werden wir untersuchen, wie sich die beiden Produkte im Einsatz bewähren und wo ihre jeweiligen Stärken und Schwächen liegen.
Unboxing und Installation
Software wird heutzutage selten noch in einer Box mit Installationsmedium ausgeliefert. Microsoft bietet Excel als Teil des Office-365-Pakets an, das in der Regel als Download mit Registrierungsschlüssel bereitgestellt wird. Die Installation erfolgt dann über die Ausführung der Setup-Datei, wobei außer der Bestätigung der AGBs kaum manuelle Eingriffe erforderlich sind.
Die Inventarverwaltung Software Timly funktioniert dagegen nach dem Software-as-a-Service-Prinzip (SaaS). Kunden buchen das gewünschte Paket beim Anbieter und erhalten Zugangsdaten für den Cloudserver. Die Web-App wird dann einfach im Browser aufgerufen und ist nach Eingabe der Zugangsdaten sofort einsatzbereit. In der Benutzerverwaltung lassen sich bei Bedarf weitere Anwender anlegen.
Testszenarien
Um die Praxistauglichkeit der beiden Lösungen zu testen, betrachten wir folgendes Szenario: Ein Unternehmen schafft ein neues Kundendienstfahrzeug an und möchte das darin enthaltene Werkzeug und die sonstige Ausstattung erfassen und verwalten. Dabei stehen folgende Aufgaben im Fokus:
Erfassung von Inventar: Wie einfach lassen sich unterschiedliche Gegenstände mit den wichtigsten Informationen eingeben?
Änderung von Datensätzen: Welchen Aufwand erfordert die Aktualisierung von sich ständig ändernden Daten wie Wartungstermine, Betriebsstunden oder Standorte?
Suche von Informationen: Wie schnell und komfortabel lassen sich bestimmte Datensätze zu einem Gegenstand finden?
Natürlich wären noch viele weitere Aufgaben denkbar, aber anhand dieser Beispiele soll vor allem untersucht werden, ab welchem Komplexitätsgrad eine spezialisierte Inventarverwaltung Software gegenüber einer Universallösung wie Excel im Vorteil ist.
Dateneingabe und -änderung
In Excel müssen Anwender zunächst selbst eine geeignete Tabellenstruktur erstellen. Einfache Vorlagen dafür finden sich zwar auf der Microsoft-Webseite, aber gerade bei stark unterschiedlichen Gegenständen stößt man schnell an Grenzen. Dann muss entschieden werden, ob alle Informationen in eine Tabelle passen oder für jede Kategorie ein eigenes Blatt angelegt wird. Die Dateneingabe selbst erfolgt dann intuitiv durch Klicken in die jeweilige Spalte. Änderungen sind ebenso schnell gemacht, allerdings muss der betreffende Datensatz in großen, unübersichtlichen Tabellen erst mühsam gesucht werden.
Timly bietet vom Start weg eine strukturierte Erfassung, bei der Gegenstände bestimmten Kategorien und Containern wie Fahrzeuge oder Werkzeugkoffer zugeordnet werden können. Benötigte Eigenschaften lassen sich als Attribute flexibel definieren. Die Dateneingabe erfolgt über Eingabemasken und ist damit ähnlich schnell und intuitiv wie in Excel. Für Änderungen muss der Datensatz nicht gesucht werden, sondern lässt sich einfach über das Scannen eines QR-Codes aufrufen.
Suche
Excel bietet eine Volltextsuche sowie Filterfunktionen, um bestimmte Datensätze zu finden. Allerdings ist die Suche auf einzelne Tabellen oder Tabellenblätter beschränkt und erfordert eine exakte Eingabe des Suchbegriffs.
Timly kann dank der datenbankbasierten Speicherung deutlich flexibler nach beliebigen Kriterien oder Schlagworten suchen. Filterfunktionen lassen sich global über den gesamten Datenbestand anwenden und komfortabel über ein Bedienfeld kombinieren.
Vorstellung der Marke / des Herstellers
Microsoft
Der US-amerikanische Softwareriese Microsoft dürfte den meisten vor allem durch sein Betriebssystem Windows ein Begriff sein. In den letzten Jahren hat das Unternehmen aber eine strategische Neuausrichtung vollzogen und setzt verstärkt auf Abo-Modelle und Cloud-Dienste, wie sie etwa Microsoft Office 365 bietet. Die Produkte von Microsoft sind technologisch ausgereift und werden durch umfangreiche Support-, Schulungs- und Serviceangebote flankiert. Weitere Informationen finden sich auf der Produkt-Webseite des Unternehmens.
Timly
Hinter der Inventarverwaltung Software Timly steht ein 2020 gegründetes Schweizer Start-up. Ursprünglich wurde die Lösung entwickelt, um die Verwaltung von Ausrüstung, Werkzeugen und Schulungen eines mittelständischen Bauunternehmens zu optimieren. Dafür setzten die Entwickler von Anfang an auf eine Cloud-Architektur, damit Mitarbeiter auch von Baustellen aus mobil auf die Daten zugreifen und Änderungen in Echtzeit vornehmen können. Inzwischen nutzen laut Herstellerangaben über 400 Kunden weltweit die Software, darunter mittelständische Firmen, Kommunen, Behörden und internationale Großunternehmen.
Erfahrungsbericht
Nutzeroberfläche:
Grundsätzlich ist Excel für durchschnittlich erfahrene PC-Anwender einfach und intuitiv zu bedienen. Die Schaltflächen und Menüs entsprechen den üblichen Windows-Standards und werden durch Hilfefunktionen und Tooltips unterstützt. Schwieriger wird es allerdings, wenn es um die Anpassung von Vorlagen oder das Erstellen von Formeln geht. Hier ist oft Expertenwissen gefragt, wobei die große Verbreitung von Excel immerhin dafür sorgt, dass viele Lösungen durch eine Internetrecherche zu finden sind.
Auch Timly lässt sich dank der übersichtlich gestalteten Benutzeroberfläche leicht bedienen. Alle Funktionen sind über aussagekräftige Symbole erreichbar und lassen sich mit typischen Touch-Gesten auf mobilen Geräten intuitiv steuern. Gerade im Vergleich zu Excel ist das ein großer Vorteil, wenn Informationen nicht nur im Büro, sondern auch von unterwegs abgerufen oder eingegeben werden sollen.
Konzept:
Das bekannte Tabellenkonzept von Excel ist grundsätzlich selbsterklärend und ermöglicht durch die spaltenweise Anordnung der Datensätze einen schnellen Überblick. In der Praxis zeigt sich aber, dass dieses starre Konzept an Grenzen stößt, wenn Gegenstände mit stark unterschiedlichen Eigenschaften auf einem Tabellenblatt erfasst werden sollen. Dann bleiben viele Felder leer oder wichtige Informationen müssen weggelassen werden.
Timly ist hier flexibler, da sich beliebige Kategorien und Attribute anlegen lassen, ohne die Übersicht zu verlieren. Dabei helfen auch die Möglichkeiten, Unterkategorien zu bilden und Verknüpfungen zwischen Gegenständen, Orten und Personen herzustellen. Allerdings erfordern diese Freiheiten ein gewisses Maß an Planung, um eine sinnvolle Datenstruktur aufzubauen.
Handhabung im Alltag:
Microsoft Excel ist ein bewährtes Produkt, das stabil läuft und Änderungen zuverlässig übernimmt. Probleme können allerdings auftreten, wenn mehrere Nutzer gleichzeitig im Netzwerk auf eine Datei zugreifen wollen. Zudem ist die Bearbeitung größerer Tabellen eigentlich nur auf einem PC oder Laptop mit ausreichend großem Bildschirm sinnvoll möglich. Der Zugriff von außerhalb des Firmennetzwerks erfordert oft zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen wie VPNs.
Timly setzt dagegen auf eine Cloud-Datenbank, sodass die Informationen jederzeit und von jedem Gerät abrufbar sind. Die Mehrbenutzerfähigkeit ist bereits integriert, sodass Änderungen in Echtzeit übernommen werden. Durch die responsive Weboberfläche passt sich die Darstellung automatisch an die Bildschirmgröße an.
Unser Fazit
Ob sich eher Microsoft Excel oder eine spezialisierte Inventarverwaltung Software wie Timly für die Verwaltung von Inventar eignet, lässt sich nicht pauschal beantworten. Zu unterschiedlich sind die Anwendungen und die Anforderungen der Nutzer.
Für einfache, weitgehend statische Inventarlisten, die hauptsächlich von PCs aus bearbeitet werden, ist Excel nach wie vor eine gute Wahl – zumal die Software in vielen Unternehmen ohnehin vorhanden und den meisten Mitarbeitern vertraut ist.
Je mehr und je unterschiedlichere Gegenstände jedoch erfasst werden sollen und je dynamischer sich Eigenschaften wie Standort und Zustand ändern, desto eher lohnt sich der Einsatz einer Spezialsoftware wie Timly. Das beginnt schon bei der Flexibilität, mit der sich Datenstrukturen aufbauen lassen und setzt sich in Features wie mobilem Zugriff und automatischen Benachrichtigungen über fällige Wartungen fort.
Für einen fairen Vergleich wurden allerdings in diesem Test zusätzliche Funktionen von Timly wie Wartungskalender oder IoT-Sensoren komplett ausgeblendet. Sie machen aber deutlich, dass die Möglichkeiten einer spezialisierten Inventarverwaltung Software weit über die einer Tabellenkalkulation hinausgehen.
Stellt man also die Frage, ob eine eher einfache oder komplexe Lösung für die eigene Inventarverwaltung besser geeignet ist, sollte die Antwort lauten: Es kommt darauf an! Die individuellen Anforderungen und Prozesse sind letztlich entscheidend für die Wahl des passenden Werkzeugs.
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