So viel zu tun - so wenig Zeit

Machen Sie mehr aus Ihrem Tag: Zeitmanagement hilft

Zeit ist ein kostbares Gut. Wer sie richtig nutzt, hat mehr vom Tag
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07. Juli 2020 - 10:16 Uhr

So besiegen Sie den akuten Zeitmangel

Ein Instrument lernen, seine Doktorarbeit abschließen oder noch die Meisterschule besuchen - jeder Mensch hat irgendwo in seinem Hinterkopf eine Liste von Dingen, die er irgendwann noch machen möchte. Und in regelmäßigen Abständen poppt vor dem geistigen Auge ein Plakat auf, das eindringlich mahnt: "Du müsstest, du solltest, du wolltest noch….". Doch direkt im Anschluss bremst der Blick in den Terminkalender den Tatendrang. Job, Familie und andere Verpflichtungen verbrauchen schon einen großen Teil des Zeitvorrats. Und schlafen muss man ja auch irgendwann. Wie soll man da noch ein weiteres Großprojekt in Angriff nehmen? Es ist möglich. Das Zauberwort heißt Zeitmanagement.

Zeitmanagement – Was heißt das eigentlich

So funktioniert Zeitmanagement
Mit ein bisschen Mühe bekommen Sie Ihre Zeit in den Griff
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Ich habe meinen Tag perfekt im Griff. Der Terminkalender ist gepflegt und ich kriege jeden Tag Familie und Job unter einen Hut. So weit so gut. Leider bleibt im Stress des Alltags oft kein Raum für ganz persönliche Interessen. Und dabei ist eine Tatsache unumstößlich. Der Tag hat nur 24 Stunden. Es gilt, diese sinnvoll und effektiv zu nutzen. Dazu ist es wichtig, die richtigen Strategien und Werkzeuge zu nutzen, um sich Zeitpolster zu schaffen. Dabei spielen Organisation, Fokussierung und Priorisierung eine wichtige Rolle. Leider gibt es nicht die Patentmethode, um seine Zeit ideal zu organisieren. Das muss jeder Mensch für sich individuell herausfinden. Es gibt aber ein paar Techniken, die helfen können, Ihre Selbstorganisation zu verbessern.

Das Eisenhower-Prinzip: von Präsidenten lernen

So ein US-Präsident hat viel zu tun. Und angeblich hat Dwight D. Eisenhower seine Aufgaben in vier Prioritäten aufgeteilt und entsprechend abgearbeitet. Dabei geht man bei der Eisenhower-Methode von zwei Faktoren aus: Die Wichtigkeit und die Dringlichkeit. Dabei gilt eine zu erledigende Aufgabe als wichtig, wenn ein Ziel ohne sie nicht zu erreichen ist. Bringt eine Aufgabe Sie Ihrem gesteckten Ziel nicht näher, gehört sie in die Kategorie unwichtig. Und dann kommt noch die Dringlichkeit. Auf den ersten Blick sind alle Aufgaben, die im Laufe des Tages oder der Woche anfallen, wichtig. Doch bei genauerer Betrachtung stimmt das nicht. Eine Aufgabe ist dann dringend, wenn Sie nach Ablauf einer bestimmten Zeit ihren Sinn verliert. Könnten Sie sie erst in vier Wochen erledigen und es würde immer noch Sinn machen, dann liegt keine Dringlichkeit vor.

Was mache ich nun mit diesem Wissen? Über die Wichtigkeit und Dringlichkeit kategorisieren Sie die Dinge, die zu tun sind. Teilen Sie sich Ihre Aufgaben wie folgt ein.

  • Eine Aufgabe ist wichtig und dringend: Hier ist Handeln angesagt. Wenn eine Aufgabe in diese Kategorie fällt, sollten Sie selber Hand anlegen. Dann ist sicher gestellt, dass sie erledigt wird.
  • Eine Aufgabe ist wichtig, aber nicht dringend: Auch hier sollten Sie handeln und die geforderten Dinge selber erledigen. Allerdings müssen Sie nicht sofort tätig werden. Setzen Sie sich einen klaren Zeitrahmen, in dem Sie die Aufgabe erledigen.
  • Eine Aufgabe ist dringend, aber nicht wichtig: Fällt eine Erledigung in diesen Bereich, heißt das magische Wort "Delegieren". Ihr persönlicher Einsatz ist nicht zwingend gefragt. Lassen Sie also auch die anderen mal ran.
  • Eine Aufgabe ist nicht wichtig und nicht dringend: Wenn Sie einen Eintrag auf Ihrer To-Do-Liste haben, den Sie dieser Kategorie zuordnen können, haben Sie es gut. Das Einzige, was Sie hier zu tun haben, ist es diesen Eintrag zu streichen. Aufgaben aus dieser Kategorie fressen nur Zeit und bringen Sie Ihrem Ziel nicht näher.

Die Eisenhower-Methode hilft ihnen also, die Aufgaben zu priorisieren und Unwichtiges auszusortieren. Allerdings müssen Sie für sich bestimmen, was wichtig und was dringlich ist. Wenn es Ihnen gelingt, diese Herausforderung meistern, haben Sie den größten Schritt zu einem besseren Zeitmanagement gemacht.

Das ALPEN-System

Mit der ALPEN-Methode zum Erfolg
Auch die ALPEN-Methode kann helfen, den Tag besser zu organisieren
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Eine weitere bewährte Methode ist die sogenannte ALPEN-Methode, entwickelt vom Wirtschaftswissenschaftler Lothar J. Seiwert. Dabei organisieren Sie Ihre tägliche Arbeit in fünf Schritte:

  • A  für die Aufgaben und Aktivitäten des Tages in einer einfachen To-Do-Liste aufschreiben.
  • L für die Länge der jeweiligen Punkte. Schätzen Sie ab, wie lange Sie für eine einzelne Aufgabe brauchen. Dabei sollten Sie ehrlich und großzügig sein. Schreiben Sie Ihre Zeitplanung auf, um sie später überprüfen zu können.
  • P wie Pufferzeiten planen. Verplanen Sie nur 60 Prozent Ihrer Arbeitszeit für die Umsetzung Ihrer Aufgaben. Der Rest sollte als Zeitpuffer dienen.
  • E für Entscheidungen. Entscheiden Sie, was wichtig ist. Damit priorisieren Sie Ihre Aufgaben und erkennen, was Sie vielleicht weglassen können.
  • N für Nachkontrolle. Prüfen Sie, ob Ihre Pläne aufgegangen sind. Haben Sie Ihre Aufgaben in der gesetzten Zeit geschafft? Geben Sie sich ein ehrliches Feedback und planen Sie gleich den nächsten Tag mit angepassten Parametern.

Das sind zwei von zahlreichen Methoden, mit denen Sie Ihren Tag strukturieren können und sich so Zeit-Freiräume schaffen. Es gibt natürlich noch andere Methoden. Sie müssen für sich herausfinden, welches System am besten zu Ihnen passt.

Fallen beim Zeitmanagement: Darum klappt eine gute Organisation oft nicht

Zeitfallen
Achtung Zeitfallen! Hier scheitern Ihre Pläne
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Sie planen Ihren Tag akribisch. Sie nutzen entsprechende Tools zur Selbstorganisation. Und trotzdem bricht immer noch das Chaos über Sie herein? Vielleicht haben Sie ein paar gemeine Zeitfallen übersehen, die Sie in ihrer täglichen Arbeit straucheln lassen.

Perfektionismus
Egal wie Sie Ihre Arbeit planen, sie sollte ordentlich und gut erledigt werden. Aber es muss nicht immer das vollkommene Meisterwerk sein. Zu viel Perfektionismus kann zum echten Zeitfresser werden. Stehen Sie sich nicht selbst im Weg, weil Sie an vorgegebene Aufgaben zu verkopft herangehen und den Perfektionsanspruch nicht ablegen können, obwohl vielleicht eine gute bis befriedigende Leistung komplett ausreichen würde. Außerdem fällt es vielen Menschen durch den Perfektionsanspruch schwer, Aufgaben zu delegieren.

Lösung
Fassen Sie Vertrauen in die Kompetenzen anderer und übergeben Sie Aufgaben! Das verschafft Ihnen nicht nur mehr Zeit, sondern macht Sie gleich sympathischer.

Multitasking
Sprunghaftigkeit und unkonzentriertes Arbeiten können dazu führen, dass man mehrere Aufgaben auf einmal anfängt oder sich einem neuen Punkt widmet, obwohl die vorherige Aufgabe noch gar nicht abgeschlossen ist.

Lösung
Gliedern Sie gleichartige Verpflichtungen zu Aufgabenblöcken, um nicht immer wieder von vorne starten zu müssen. Wenn Sie sich für eine Aufgabe entschieden haben, führen Sie diese auch konzentriert zu Ende, indem Sie ein großes Projekt in kleine Arbeitsschritte unterteilen. Vermeiden Sie von einem zum anderen Projekt zu springen, auch wenn heutzutage immer Multitasking erwartet wird. Legen Sie lieber eine Trink- oder Spazierpause ein, wenn Ihnen der Kopf brummt, bevor Sie eine neue Aufgabe beginnen. Regelmäßige Pausen sind enorm wichtig für eine effektive Leistungskurve und ein konsequentes Zeitmanagement.

Tipp
Lassen Sie sich nicht durch Social-Media und Raucherpausen ablenken, wenn Sie sich gerade in einem produktiven Workflow befinden.

Gehen Sie unangenehmen Gesprächen nicht aus dem Weg
Verdrängung ist keine gute Methode im Zeitmanagement
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Verdrängen
Das Gespräch mit dem Chef oder dem unfreundlichen Kunden ist Ihnen oft einfach zuwider und Sie ziehen dieser unangenehmen Aufgabe immer wieder andere vor.

Lösung
Für ein gelungenes Zeitmanagement sollten Sie unangenehme Aufgaben, Anrufe oder Gespräche nicht auf die lange Bank schieben, sondern schnellstmöglich bearbeiten. Andernfalls schwirrt Ihnen der unbehagliche Gedanke an die bevorstehende Aufgabe auch während der Freizeit im Kopf herum und löst unbewusst Stress aus.

Das Ja-Sager-Syndrom
Das größte Problem von kleinen Zeitmanagement-Chaoten: Sie sagen zu allem Ja und Amen. So übernehmen sie oft eine Unmenge an Aufgaben, die ein normaler Mensch nicht an einem Tag bearbeiten kann.

Lösung
​Lernen Sie, Nein zu sagen, haben Sie keine Angst davor, was andere Menschen von Ihrer Antwort halten, sondern entscheiden Sie zur Abwechslung mal egoistisch, das gilt sowohl im Büro als auch privat. Vermeiden Sie zu jammern, aber sprechen Sie gerne an, wie viel Sie diese Woche noch zu erledigen haben, sonst wird man Sie weiterhin mit Arbeit überhäufen.

Bedenken Sie, dass gelungenes Zeitmanagement Zeit braucht und eine Umstellung der Arbeitsweise einiges an Mühe erfordert. Doch wenn es gelingt, lohnt sich die Investition. Am Ende werden Sie Zeit gewinnen, die Sie dann zur freien Verfügung haben.

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