🥇 9 Modelle, 1 klarer Sieger: Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung Test

Was ist ein Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Tool?

Bei einem Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Programm handelt es sich um eine Software oder um eine cloudbasierte Lösung, die die Urlaubsplanung in Unternehmen einfacher und effizient gestalten soll.

Ziel ist es, mit einem solchen Tool Zeit und Geld zu sparen und Prozessabläufe in Unternehmen zu optimieren. Die Personalabteilung sowie Unternehmer haben jederzeit einen Überblick über die Abwesenheits- und Urlaubszeiten, und auch die Mitarbeiter haben, je nach Modell, Einsicht in das Programm.

Krankmeldungen und sonstige Abwesenheitszeiten werden eingetragen, und Urlaubspläne können bequem im System vermerkt werden. Sie als Unternehmer oder Personaler entscheiden dann, wer zu welchem Zeitpunkt Urlaub bekommen kann – und wer nicht.

Alles kann so einfach sein, wenn Sie ein Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Programm nutzen, das auch im aktuellen Test überzeugt. Welches von den immer zahlreicher werdenden Programmen und Systemen tatsächlich das beste ist, erfahren Sie im aktuellen Produkt-Vergleich.

Wie funktioniert ein Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Programm?

Ein Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Programm funktioniert sehr einfach – und eben dies ist einer der zentralen Aspekte im Produkt-Test.

Denn bei den meisten Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Programmen haben nicht nur Personaler und Unternehmer Einsicht in die Planungen, sondern auch die Mitarbeiter. So trägt der verantwortliche Mitarbeiter die eingehenden Urlaubsanträge und Abwesenheitsmeldungen in das System ein.

Mitarbeiter können, je nach Tool, ebenfalls ihre Urlaubswünsche im Programm vermerken. Weitere Zugriffs- oder Handlungsmöglichkeiten haben jedoch nur die Entscheidungsträger. Auf der Basis der jeweils aktualisierten Daten kann die Urlaubsplanung bequem überwacht und leichter organisiert werden.

So spricht insbesondere die Tatsache für sich, dass Mitarbeiter einen Einblick in die Abwesenheitslisten und Urlaubsplanungen der übrigen Angestellten haben und auf dieser Grundlage ihre Planungen nach den vorhandenen Gegebenheiten ausrichten können.

Letztlich profitieren somit Unternehmer und Personalentscheider, als auch das gesamte Team von einem gut durchdachten, effizienten Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Programm.

Wann und für wen ist sind Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Programme wichtig?

Ein Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Programm ist sowohl für kleine und mittelständische Unternehmen, als auch für große Konzerne elementar. Wo man noch bis vor wenigen Jahren vornehmlich auf den Einsatz von Excel-Listen setzte, greift man jetzt verstärkt auf Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Programme zurück.

Denn wie der Test gezeigt hat, ist meist schon die Strukturierung und Nutzung von Excel-Sheets für manchen Mitarbeiter ein echtes Problem.

Wer will sich schon mit komplizierten Formeln und Zahlenreihen beschäftigen, wenn doch mit einem Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Programm alles viel einfacher geht? So soll es mit einem solchen Tool leichter und bequemer werden, Abwesenheitszeiten, Krankmeldungen und Urlaubswünsche einzutragen.

Dadurch erhält jeder im Team einen Überblick darüber, wer wann im Unternehmen tätig ist und welche Mitarbeiter in welchen Zeiträumen fehlen. Dementsprechend können Arztbesuche, die Planung freier Tage sowie die Suche nach Ersatzmitarbeitern zeitsparend und effizient gestaltet werden. Ein echter Vorteil für Unternehmer, Personaler und Mitarbeiter.

Welche Arten von Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Programmen gibt es?

Die meisten Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Programme sind einfach und effektiv in der Handhabung. Die neuen Systeme unterscheiden sich meist vornehmlich im Hinblick auf ihre Konzeptionierung.

So gibt es zum einen klassische Software-Lösungen, die sich mit geringem Aufwand ins bereits bestehende HR-System installieren lassen. Andererseits können Sie auf cloudbasierte Lösungen zurückgreifen und alle Daten online abspeichern – ohne dafür die Kapazitäten Ihres EDV-Systems in Anspruch nehmen zu müssen.

Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, spezielle Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Tools in vorhandene Urlaubsplanungsprogramme zu implementieren.

Es handelt sich dabei meist um die im Vergleich günstigste Lösung. Jedoch muss das Tool zu den bereits bestehenden Systemgegebenheiten passen, da anderenfalls eine adäquate Verwendung nicht ohne Weiteres möglich ist.

Welche Leistungen können Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Programme beinhalten, und welche sind besonders wichtig?

Das Leistungs- und Funktionsportfolio moderner Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Programme ist überaus umfangreich und zugleich sehr transparent und übersichtlich.

So obliegt es in erster Linie den Mitarbeitern der Personalabteilung, ein solches Programm zu bedienen und Aktualisierungen vorzunehmen. Darüber hinaus sollen aber auch die übrigen Mitarbeiter Einsicht in die terminlichen Gegebenheiten der Kollegen haben.

Meist unterscheiden sich hier die gängigen Programme voneinander. Denn während es mit Programm A möglich ist, auch die Terminplanung der Vorgesetzten einzusehen, ist das mit Programm B nicht ohne Weiteres möglich.

Die Funktionsvielfalt ist bemerkenswert

Der Test zeigt jedoch, dass es zur Lösung dieses Problems spezielle Module gibt, mit denen immer mehr Programme dieser Art ausgestattet sind. So soll es für interessierte bzw. für befugte Mitarbeiter mit Hilfe einer Freischaltfunktion möglich sein, Zugriff auf bestimmte zusätzliche Module zu erhalten. Gleichzeitig stellt sich hier jedoch mitunter die Frage, wie sich damit verbundene datenschutzrelevante Aspekte am besten regeln lassen.

Obwohl jedes Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Programm vollumfänglich den geltenden Datenschutzrichtlinien entspricht, könnte es diesbezüglich an der einen oder anderen Stelle mit Blick auf die Freigabe bestimmter Informationen unter Umständen zu Problemen kommen.

Hier ist auf Seiten der Hersteller der Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Programme noch ein gewisser Nachbesserungsbedarf erforderlich, finden die Test-Experten.

Welche Leistungen enthalten diverse Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Programme in der Regel nicht?

Wie sich im Test gezeigt hat, ist das Funktions- und Leistungsportfolio moderner Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Programme ausgesprochen vielschichtig. Nichtsdestotrotz basieren alle Daten, Werte und Informationen, die sich aus dem System ableiten lassen, auf den zuvor getätigten Eingaben.

Bei Systemen – egal, ob Software-Programme oder cloudbasierte Lösungen -, die auch von den übrigen Mitarbeitern im Team eingesehen und bearbeitet werden dürfen, entstehen mitunter gewisse Fehlerquellen. So planen manche Mitarbeiter ihre Abwesenheits- und Urlaubszeiten zu früh ein oder sie wählen versehentlich ein falsches Datum.

Dies wiederum kann zu Verwirrungen und fehlerhaften Planungen in der Urlaubs- und Abwesenheitsorganisation führen. Bis dato sind die Fehlervermeidungsmodule in den meisten Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Programmen noch nicht vollständig ausgereift.

Daher gehen viele Unternehmer vorzugsweise dazu über, sich für Systeme zu entscheiden, die teils zwar von allen Mitarbeitern genutzt, aber nicht ohne Weiteres bedient werden dürfen. Es sei denn, sie verfügen über einen Freigabeschlüssel oder ähnliche Lösungen, um zu signalisieren, dass eine Zugriffsberechtigung besteht.

Die Kosten für ein Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Programm

Die Kosten für ein innovatives Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Programm sind unterschiedlich und hängen von zahlreichen Faktoren ab. In erster Linie spielt die Größe des jeweiligen Unternehmens mit Blick auf die preisliche Konzeptionierung eine Rolle.

Je mehr Mitarbeiter im System eingetragen werden können, desto höher laut dem Test die Anschaffungskosten. Auch mit steigender Funktionsanzahl sowie in Anlehnung an die zusätzlich gebuchten Module kann sich der Preis für ein Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Programm stark verändern.

Durchschnittliche Programme dieser Produktkategorie, die vornehmlich für mittelständische Unternehmen konzipiert wurden, schlagen in der Anschaffung – je nach Hersteller – mit etwa 5.000 bis 25.000 Euro zu Buche. Konzerne zahlen für ein solches Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Tool im Vergleich bis zu mehrere hunderttausend Euro.

Alternativ besteht die Möglichkeit, ein solches System auch zu mieten bzw. als eine Art Abonnement zu buchen. Das bedeutet, dass meist ein Pauschalbetrag zu zahlen ist in Kombination mit regelmäßig zu entrichtenden Abo-Kosten.

Diese belaufen sich, je nach Programm und Umfang, auf zwischen 50 und 500 Euro. Auf der preislichen Skala nach oben hin sind den Herstellern so gut wie keine Grenzen gesetzt, wie sich im Test gezeigt hat.

So werden Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Programme verglichen

Einrichtung und Installation

Die meisten Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Programme sind im Vergleich recht einfach zu installieren. Ganz gleich, ob Software- oder cloudbasierte Lösung:

Wichtig ist es aus der Sicht der Test-Experten, dass es selbst technisch weniger versierten Anwendern möglich ist, auf der Basis der im Lieferumfang enthaltenen Anleitung mit dem Installationsprozedere zurechtzukommen.

Sofern das nicht der Fall ist, sollte in Anlehnung an den Test zumindest gewährleistet sein, dass sich der Nutzer zu jeder Zeit an den Support wenden kann.

Eine zuverlässige Erreichbarkeit der freundlichen Mitarbeiter wird demgemäß vorausgesetzt. Demnach schauen die Test-Spezialisten im Produkt-Vergleich diesbezüglich sehr genau hin.

Vorbereitung

Damit Personaler und Unternehmer mit dem Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Programm erfolgsorientiert arbeiten können, müssen nach der Installation des Systems zunächst gewisse Vorarbeiten durchgeführt werden.

Wie aufwendig und umfangreich diese sind, hängt vom jeweiligen Programm ab. Eine effiziente und wirtschaftliche Konzeptinierung des Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Programms ist nach Ansicht der Test-Spezialisten grundlegend. Um dem Nutzer diesbezüglich das beste zu bieten, ist es wichtig, dass in dem Zusammenhang tatsächlich alles stimmig ist. Folglich prüfen die Test-Experten die entsprechenden Gegebenheiten hinsichtlich der erforderlichen Vorbereitungsarbeiten im Rahmen eines Kurz- und eines Langzeittests.

Design und Übersichtlichkeit

Ein Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Programm ist im Idealfall einfach und übersichtlich gestaltet – überzeugt jedoch gleichermaßen durch ein attraktives und hochwertiges Design. Wichtig ist, dass eine gute Übersichtlichkeit und eine hohe Transparenz gewährleistet sind. Viele Personaler und Unternehmer wünschen sich in dem Zusammenhang eine leichte Nachvollziehbarkeit hinsichtlich des Programmaufbaus.

Das Hinterlegen von Daten und Werten sollte anhand der Strukturen des jeweiligen Systems einfach sein und im Bedarfsfall schnell und effizient korrigiert bzw. nachbearbeitet werden können. Und zwar, ohne dass de Anwender lange suchen muss, in welchem Segment die zuvor eingegebenen Daten abgelegt wurden.

Effizienz und Zeitersparnis

Sicherlich ist es bei einem Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Programm zunächst vonnöten, spezifische Vorbereitungsarbeiten zu erledigen und Eingaben zu tätigen, damit die Basisstrukturen für die weitere Verwendung gelegt werden.

Im weiteren Verlauf, so jedenfalls ist es aus der Sicht der Test-Spezialisten wünschenswert, sollte eine effiziente Nutzung gewährleistet sein. Sowohl kurz-, als auch langfristig sollten Personaler, Unternehmer und gegebenenfalls die Mitarbeiter leicht und zielorientiert mit dem Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Programm arbeiten können. Denn das Ziel eines solchen Systems soll letztlich die Zeit- und Kostenersparnis des Unternehmens sein.

Handling und Bedienbarkeit

Je einfacher das Handling bzw. je effizienter die Strukturen eines Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Programms sind, desto eher werden Unternehmer und Personaler profitieren. Wie sich im Test gezeigt hat, ist das jedoch nicht bei jeder Software- oder cloudbasierten Lösung der Fall.

In vielen Bereichen ist mit Blick auf den jüngst durchgeführten Vergleich Handlungsbedarf gefragt. Daher achten die Test-Spezialisten im Produkt-Vergleich insbesondere auf die Feinheiten der zu testenden Programme. Denn die meist hohen Kosten, die für ein solches System investiert werden, sollten sich möglichst nach kurzer Zeit amortisieren. Daher ist der Aspekt des möglichst einfachen und komfortablen Handlings ein zentraler Punkt in den einzelnen Test-Durchläufen.

Renommee des Herstellers

Im Hinblick auf die jüngst durchgeführten Untersuchungen im Produkt-Vergleich konnte unter Beweis gestellt werden, dass ein Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Programm keineswegs ausschließlich bei einem namhaften Hersteller erworben oder angemietet werden muss.

Vielmehr leisten auch Startup-Unternehmen in Bezug auf die effiziente Strukturierung sowie mit Blick auf das Leistungs- und Funktionsportfolio der neuen Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Programme eine ganze Menge.

Somit können sich kostenbewusste Unternehmer laut dem aktuellen Test ohne Weiteres auch für die Angebote von bis dato noch unbekannten Herstellerfirmen entscheiden. Welche Systeme jeweils durch die beste Leistung und die beste Qualität überzeugen konnten, ist dem aktuellen Test-Bericht zu entnehmen.

Preis/Leistung

In Anlehnung an den aktuellen Test brauchen Sie als Unternehmer oder Personalentscheider bei der Anschaffung eines Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Programms nicht tief in die Tasche zu greifen.

Viel mehr stellte sich im jüngst durchgeführten Produkt-Vergleich heraus, dass auch Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Programme aus dem mittleren Preissegment durch zahlreiche Vorzüge und interessante Features punkten.

Im Vergleich konnte aber außerdem unter Beweis gestellt werden, dass Niedrigpreisprogramme oder gar kostenlose Systeme – meist handelt es sich dabei um Tools, die über einen eher geringfügigen Leistungsumfang verfügen – nicht in jedem Fall die beste Lösung sind.

Wer Geld sparen und von einem moderaten Preis-Leistungsgefüge profitieren möchte, ist gut beraten, die neuesten Test-Berichte in Augenschein zu nehmen. Auf diese Weise gehen Unternehmer und Personaler von Anfang an auf Nummer sicher, das beste Programm für ihr Business zu finden – und langfristig damit erfolgreich zu sein.

Wann zahlt sich der Kauf / Abschluss eines Abos / die Mitgliedschaft aus?

Je effizienter ein Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Programm ist, desto eher zahlt sich die Anschaffung aus. Zugleich liegt in dieser Hinsicht jedoch der Fokus auf den Anschaffungskosten.

Der Vergleich hat deutlich gemacht, dass Systeme dieser Produktkategorie, die in der Anschaffung relativ kostspielig, aber effizient in puncto Installation, Bedienbarkeit und Handling sind, im Test eindeutig die Nase vorn haben.

Wenn es mit dem Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Programm bereits nach kurzer Zeit gelingt, Personalkosten einzusparen, während Sie das System im unternehmerischen Alltag nutzen, so ist das ein Indiz für die solide Leistung und das gut durchdachte Konzept einer solchen Software- oder cloudbasierten Lösung. Im aktuellen Test fanden die Test-Experten heraus, dass sich qualitativ hochwertige Programme unter Berücksichtigung der vorgenannten Faktoren meist schon nach einem Vierteljahr bzw. nach etwa sechs Monaten bezahlt machen.

Das heißt, dass sich nach dieser Zeit der Kostenaufwand für die jeweiligen Mitarbeiter einsparen lässt, weil das System imstande ist, die Organisation in Sachen Abwesenheits- und Urlaubsplanung fast von alleine zu bewerkstelligen.

Lediglich die erforderlichen Aktualisierungen und Dateneingaben müssen kontinuierlich von den zuständigen Mitarbeitern des Unternehmens fortgeführt werden.

Worauf muss ich beim Abschluss/bei einer Mitgliedschaft/beim Kauf achten?

Achten Sie bei der Entscheidung für ein Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Programm in Anlehnung an den aktuellen Testin erster Linie darauf, dass das System zu Ihren unternehmerischen Zielen passt. Außerdem ist es wichtig, dass das Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Programm so aufgebaut ist, dass die Anzahl der einzupflegenden Mitarbeiter der Größe Ihres Unternehmens entspricht. Bei knapp bemessenen diesbezüglichen Angaben ist es wichtig, dass sich das Programm bei Bedarf erweitern lässt. Und das zu möglichst günstigen Konditionen.

Hier lohnt es sich aus der Sicht der Test-Experten, genau hinzuschauen, da hier laut dem Produkt-Vergleich ein hohes Einsparpotenzial gegeben ist.

Sparen Sie bei der Anschaffung eines Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Programms nicht am falschen Ende, sondern nehmen Sie sich die Zeit, die neuesten diesbezüglichen Test-Berichte zu prüfen. Denn dann können Sie sicher sein, tatsächlich das besteAbwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Programm für Ihr Unternehmen zu finden.

Vorstellung der führenden 7 Anbieter/Softwares

Das System von Clockodo Urlaubsplaner ist überaus gut durchdacht und verfügt über farblich sortierte Kalendermodule – und das für jeden im Programm hinterlegten Mitarbeiter. Zahlreiche Abwesenheitsarten sind überdies implementiert, und eine Integration in den unternehmenseigenen Kalender ist mit nur wenigen Klicks möglich. Eine Offline-Synchronisation ist mit dem Clockodo Urlaubsplaner zwar noch nicht möglich, jedoch sind die Entwickler stetig daran, Neuerungen und Verbesserungen einzubringen. Das Handling des Clockodo Urlaubsplaners ist einfach, und auch die Menüführung ist im Vergleich zu Wettbewerbsprodukten sehr komfortabel gehalten. Es ist daher nicht unbedingt erforderlich, dass der Anwender in Ihrem Unternehmen über tiefgreifende Software-Kenntnisse verfügt. Vielmehr lässt sich das Programm Clockodo Urlaubsplaner leicht erlernen und ist jederzeit nach Bedarf nachrüstbar.

Die TimeTac Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung ist flexibel einsetzbar und der Kundenservice ist besonders schnell und unkompliziert.

Das Programm Absence.io bietet kleinen, mittelständischen und großen Unternehmen zahlreiche Vorzüge, wenn es darum geht, die Abwesenheits- und Urlaubsplanung zu organisieren. So lässt sich das transparente und leicht zu bedienende Absence.io-Programm papierlos nutzen. Da freut sich auch die Umwelt. Die Benutzeroberfläche punktet durch ihre sehr gute Übersichtlichkeit. Das bietet den Vorteil der einfachen Nachvollziehbarkeit der einzelnen Bedienschritte und Prozessabläufe. Jeder einzelne Schritt im Absence.io-System kann bequem nachverfolgt werden. Gleichzeitig ist die hohe Funktionalität von Absence.io aus der Sicht anspruchsvoller Unternehmer und Personaler ein „Plus“ im unternehmerischen Alltag. Sie haben die Möglichkeit, vor der Entscheidung für das Programm Absence.io als kostenlose Test-Version in Anspruch zu nehmen. Im Zuge dessen erfahren Sie unter anderem, wie Sie am besten mit den teilweise zeitraubenden Bugs beim Login umgehen – oder Sie wenden sich diesbezüglich direkt an den freundlichen Support, der bei Absence.io durch eine gute Erreichbarkeit beeindruckt.

Die HeavenHR Urlaubsverwaltung Software ist einfach in der Handhabung, attraktiv im Design, und sie überzeugt durch ihre hohe Nutzerorientiertheit. Der Self-Service entlastet Ihre Personalabteilung, und auch die hohe Planungssicherheit, von der Sie mit HeavenHR Urlaubsverwaltung profitieren, spricht für sich. Im System enthalten sind im Vergleich sehr viele Abwesenheitstypen, sodass Sie ganz nach Bedarf die erforderlichen Kategorien anwählen können. Dieser Aspekt bietet Ihnen den Vorteil einer höheren Transparenz. Außerdem lassen sich in Folge dessen mögliche Fragen mit Blick auf die Abwesenheit von Mitarbeitern leicht und mit nur wenigen Klicks nachvollziehen. Kleines Manko bei der HeavenHR Urlaubsverwaltung sind die im Vergleich sehr langen Ladezeiten. Im Test hat sich jedoch herausgestellt, dass sich diese durchaus in Grenzen halten. Wer sich eine höhere Funktionalität wünscht, kann sich für ein Update der HeavenHR Urlaubsverwaltung-Software entscheiden.

Beim Perbit.insight Abwesenheitsmanagement handelt es sich um ein leistungsstarkes und sehr funktionales Employee-Self-Service-Portal, das sich einfach und bequem nutzen lässt. Sowohl kleine und mittelständische, als auch große Unternehmen können einen hohen Nutzen aus dem Perbit.insight Abwesenheitsmanagement-Programm ziehen. Sämtliche Daten wie beispielsweise Krankenstände, Abwesenheiten und Co. lassen sich tagesaktuell einpflegen. Demnach stehen Ihnen mit Perbit.insight Abwesenheitsmanagement alle relevanten Daten mit Blick auf eine komfortable und nutzerfreundliche Urlaubsplanung von Anfang an zur Verfügung – einfach, schnell und direkt. Der Vorteil der Basis-Perbit.insight Abwesenheitsmanagement-Software ist zudem, dass Sie auf Wunsch zahlreiche weitere Module zur Verfügung haben, die sich sofort zielorientiert nutzen lassen. So leistungsstark und funktional das Perbit.insight Abwesenheitsmanagement ist, so wichtig ist es den Test-Experten aber auch darauf hinzuweisen, dass es bei diesem Perbit.insight Abwesenheitsmanagement in gewisser Weise an einer Preistransparenz mangelt.

Timebutler ist ein Online Urlaubsplaner, der mittlerweile von über 100.000 Unternehmen genutzt wird. Von der Urlaubs- und Abwesenheitsplanung über die Zeiterfassung bis hin zur Überstundenverwaltung – all das ist mit Timebutler buchstäblich ein Kinderspiel. Seit rund 16 Jahren wissen qualitätsbewusste Personaler und Unternehmer Timebutler zu schätzen. Diesbezüglich wird vor allem die hohe Benutzerfreundlichkeit als Pluspunkt empfunden. Eine Live-Demo-Version steht ebenfalls zur Verfügung und kann kostenfrei genutzt werden. Ein interessanter Aspekt für alle, die sich noch nicht entscheiden können, ob Timebutler tatsächlich die beste Lösung für sie ist. Praktischerweise ist Timebutler für jedes Endgerät nutzbar. Kleines Manko dieser ansonsten sehr gut durchdachten Software ist, dass es laut dem aktuellen Test in manchen Fällen Schwierigkeiten bei der Synchronisierung mit bereits vorhandenen Systemen gegeben hat. Dieser Aspekt wird jedoch durch den freundlichen und kompetenten Support kompensiert, der bei Fragen und technischen Problemen gern zur Verfügung steht.

Sämtliche Urlaubs-, Abwesenheits- und Krankheitstage lassen sich bequem in das Mimatoo Planungssystem eintragen. Auch Sonderurlaube oder die Teilnahme an Fort- und Weiterbildungen können Sie mit nur wenigen Klicks im System vermerken und abspeichern. Sogar Geburtstage lassen sich einpflegen und geraten nicht mehr in Vergessenheit. Genauso wenig wie wichtige Feiertage, unternehmerische Events etc. Ganz gleich, ob vom Smartphone aus, am Desktop-PC oder mit dem Tablet: Mimatoo ist ein überaus flexibles und leicht händelbares Programm, das durch eine hohe Nutzerorientiertheit punktet. Wer auf den Button „Anfragen“ klickt, sorgt dafür, dass zuvor eingetragene Daten und Werte unverzüglich an die jeweils zuständige Person weitergeleitet werden. Das bedeutet, dass Sie mit Mimatoo nicht nur von einem besonderen Komfort und maximaler Effizienz profitieren, sondern auch wenn es um die Transparenz im Unternehmen geht, hat Mimatoo eine Menge zu bieten. Selbstverständlich obliegt es mit Mimatoo allein den befugten Mitarbeitern zu entscheiden, wem wann für welchen Zeitraum Urlaube oder freie Tage gewährt werden. Dank der sehr leicht nachvollziehbaren Strukturen können derartige Überlegungen innerhalb kürzester Zeit geklärt werden.

HR works ist die innovative Urlaubsverwaltungssoftware, mit der sich die Abwesenheitsverwaltung kinderleicht durchführen lässt. Zettelwirtschaften gehören, dank HR works, endlich der Vergangenheit an. Mittels Employee Self Service sowie dank des elektronisch hervorragend durchdachten Workflows können Sie die Abläufe in der Personalabteilung Ihres Unternehmens endlich effizienter und kostengünstiger gestalten. Alle Daten können bequem eingepflegt und die damit verbundenen Planungen sukzessive durchgeführt werden. Mit Hilfe der implementierten Info-Funktion werden Vorgesetzte und Personaler mit entsprechender Entscheidungsbefugnis automatisch per Email über die neuesten Gegebenheiten in Kenntnis gesetzt. Das bedeutet, sie können – egal, wo sie sich gerade befinden – mögliche Urlaubsanträge sofort bewilligen oder ablehnen. Sparen Sie sich lange Planungsphasen, sondern erfahren Sie mit HR works, wie einfach die Abwesenheits- und Urlaubsplanung in kleinen, mittelständischen und großen Unternehmen sein kann.

Online oder Offline: Wo schließe ich meinen Kauuf bzw. das Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Programm-Abo am besten ab?

Der aktuelle Test hat gezeigt, dass es Personalern bzw. Unternehmern zahlreiche Vorteile bietet, wenn sie die in Frage kommende Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Software direkt online ordern. Insbesondere bei cloudbasierten Lösungen macht eine solche Vorgehensweise Sinn.

Unmittelbar nach dem Bestellvorgang können Sie die gebuchte Software bzw. das erworbene Programm nutzen. Selbst die Nachbestellung zusätzlicher Module kann online bequem realisiert werden.

Sofern laut dem aktuellen Test Probleme oder Fragen zu Installation auftreten, kann der Support sofort kontaktiert werden. Ganz gleich, ob telefonisch oder im Online-Chat: Der Vergleich zeigt auch in dieser Hinsicht die Vorzüge einer Online-Bestellung des jeweiligen Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Programms auf.

Wissenswertes und Ratgeber

Die Geschichte von Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Programmen

Schon seit vielen Jahrzehnten spielt eine gut durchdachte Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung in Unternehmen eine zentrale Rolle. Denn wer falsch plant oder mit veralteten Daten und Werten hantiert, der läuft Gefahr, dass sich der Fehlerteufel einschleicht.

Das führt vor allem bei kurzfristigen Personalplanung zu Engpässen bzw. zu teils schwerwiegenden Problemen. Das war schon immer so und hat sich bis heute nicht geändert. Zumindest nicht in den Unternehmen, in denen bs dato noch immer keine Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Tools zur Anwendung kommen.

In der „guten, alten Zeit“ setzte man auf ausgeklügelte Karteikartensysteme, um die Krankenstände zu überwachen, die Urlaubszeiten von Mitarbeitern und Vorgesetzten zu organisieren oder um Abwesenheitszeiten nachvollziehen zu können. In den 1980er und 1990er Jahren setzte man verstärkt auf die Verwendung von Excel-Sheets, um das meist sehr komplex Prozedere zu vereinfachen.

Die Historie von Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Tools

Im Vergleich zu heutigen Methoden ist Excel überaus leistungsstark, hochfunktional – aber auch extrem komplex. Daher gestaltete sich bereits die Erstellung von Excel-Sheets mit Blick auf die Urlaubs- und Abwesenheitsplanung in den Unternehmen als ausgesprochen schwierig.

Nicht jeder Mitarbeiter hatte die Muße und auch nicht die Zeit, sich mit den diffizilen Hintergründen, den komplexen Formeln und Bedingungen von Excel auseinanderzusetzen. Dennoch ließ sich dies gerade auch in Personalbüros nicht verhindern.

Die Konsequenz: Man musste viel Zeit und hohe Personalkosten investieren, um das gesamte Organisationssystem auf einem aktuellen Stand zu halten. Seitdem das Internet in den Unternehmen Einzug gehalten und sich im Laufe der Zeit immer neue Produkte und Systeme am Markt etabliert haben, nehmen auch Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Programme einen immer höheren Stellenwert ein.

Im Test zeigt sich stets aufs Neue, wie wichtig es ist, dass sich moderne Unternehmen für innovative Lösungen entscheiden und auf die Produkte setzen, die im Vergleich durch eine hohe Funktionalität bestechen.

Zahlen, Daten, Fakten rund um Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Programme

Der Vergleich macht deutlich, dass sich ein modernes Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Programm, das perfekt zum Unternehmen passt, meist schon nach 2 bis 3 Monaten bezahlt macht. Das bedeutet, dass die Personalkosten im Vergleich zur althergebrachten Vorgehensweise nach dieser Zeit buchstäblich „verdient“ sind.

Wenn man bedenkt, dass die Anschaffung eines Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Tools im Vergleich mit etwa 500 bis 500.000 Euro zu Buche schlagen kann, dann wird deutlich, wie wichtig es aus Unternehmersicht ist, vor dem Erwerb die aktuellen Test-Berichte zu studieren.

Umdenken lohnt sich

Der Vergleich zeigt ebenfalls auf, dass lediglich rund 25 Prozent der Konzerne bereit sind, viel Geld für Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Programme zu investieren und dass man in immerhin 8 Prozent der mittelständischen Unternehmen noch immer auf das „gute, alte“ Excel-Sheet setzt. Hochgerechnet auf den personellen Aufwand zahlt man im Vergleich zu modernen Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Systemen mit traditionellen Methoden sogar drauf. Ein Aspekt, der vor allem kostenbewusste Unternehmer zum Nachdenken anregen sollte.

Wer diesbezüglich den Rotstift ansetzt und über einen Wechsel von herkömmlichen Verfahren zu modernen Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Systemen nachdenkt, kann langfristig bis zu 60 Prozent an Personalkosten sparen. Auch dies haben engagierte Test-Experten im aktuellen Produkt-Vergleich mit Blick auf Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Systeme herausgefunden.

Das Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Programm – in 3 Schritten richtig abschließen

Der Test hat gezeigt, dass die Installation und die Nutzung moderner Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Programme im Vergleich recht einfach ist. Demnach ist es nicht erforderlich, dass der Anwender fundierte Software-Kenntnisse vorweisen kann. Vielmehr sind die neuen Systeme praktisch selbsterklärend. Auch in puncto Nachhaltigkeit haben sie einiges zu bieten.

Schritt 1
Schritt 2
Schritt 3

Ganz gleich, ob Software-Lösung oder cloudbasiertes Programm: Unmittelbar nach dem erfolgreich durchgeführten Bestellprozedere steht das System zur Verfügung. Nehmen Sie die Anleitung zur Hand und nehmen Sie die Installation Schritt für Schritt nach Angaben des Herstellers vor. Sofern es im Zuge dessen zu technischen Problemen oder zu Schwierigkeiten bei der Synchronisation kommt, können Sie sich mit dem Support der Herstellerfirma in Verbindung setzen.

Sobald die Installationsarbeiten oder die Speicherung des cloudbasierten Systems durchgeführt worden sind, können Sie mit der Datenpflege beginnen. Zunächst ist es bei den meisten Programmen erforderlich, unternehmensspezifische Daten zu implementieren. Dies ist meist das Grundgerüst für die weitere erfolgreiche Bedienung der einzelnen Programme. Dann geht es daran, die Daten der Mitarbeiter einzupflegen und bereits erste Abwesenheits-, Krankheits- und Urlaubstage zu hinterlegen.

Um langfristig von der vollen Funktionalität des Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Programms zu profitieren, ist es erforderlich, die Datenpflege kontinuierlich fortzusetzen. Fehlende Angaben oder falsche Daten führen laut dem aktuellen Test oftmals zu Fehlplanungen in der Strukturierung von Abwesenheitstagen. Das wirkt sich nachteilig auf die Transparenz und die Nutzbarkeit des jeweils gebuchten Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Programms aus.

7 Tipps für langfristige Freude am Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Programm

Tipp 1

Test-Berichte in Augenschein nehmen und das Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Programm wählen, das am besten zum Unternehmen passt: Auf diese Weise gehen Sie sicher, dass die Erwartungen und Zielsetzungen punktgenau erfüllt werden.

Tipp 2

Erweiterbare Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Tools kaufen: Dadurch profitieren Sie im Rahmen der Nutzung von einer zusätzlichen Flexibilität.

Tipp 3

Präzision von Anfang an: Achten Sie bei der Eingabe der Daten darauf, mit größter Sorgfalt zu Werke zu gehen. So bleibt das Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Programm stets auf dem aktuellsten Stand.

Tipp 4

Die kontinuierliche Dateneingabe ist bei jedem Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-System ein Muss. Auf diese Weise gehen Sie sicher, dass die Abwesenheits- und Urlaubsplanung kurz- und langfristig professionell abgewickelt wird.

Tipp 5

Möglichst keine Dritten mit der Datenpflege betrauen: Je mehr Mitarbeiter laut dem aktuellen Test mit der Datenpflege beim Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Programm betraut sind, desto eher können sich Fehler einstellen.

Tipp 6

Bestätigungsfunktionen implementieren: Dadurch sichern sich die verantwortlichen Mitarbeiter ab, und es ist überdies eine gleichbleibend hohe Transparenz gewährleistet.

Tipp 7

Regelmäßige Updates in Anspruch nehmen: Diese werden von den meisten Herstellern offeriert, um das Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Programm stets auf dem neuesten Stand zu halten.

Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Programme im Test – die Ergebnisse

Die Anschaffung eines neuen Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Programms ist laut dem aktuellen Test relativ kostspielig. Deshalb sollten Sie nicht die berühmte „Katze im Sack kaufen“, sondern wählen Sie das neue System mit Bedacht aus.

Der Produkt-Vergleich hilft Ihnen, das beste Programm zu finden, das perfekt zu Ihrem Unternehmen passt. Ein Blick auf die Internetpräsenzen der Stiftung Warentest sowie auf das Portal des renommierten Test-Instituts Ökotest ist daher in jedem Fall von Vorteil.Denn auch dort erfahren Sie eine Menge über die Vorzüge, aber auch über etwaige Nachteile von Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Tools.

Aktuell wurde jedoch noch kein neuer Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Test von den Test-Profis der Stiftung Warentest oder von Ökotest publiziert. Somit darf man gespannt sein, wann die nächsten Test-Berichte der Stiftung Warentest bzw. von Ökotest mit Blick auf Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Programme der Öffentlichkeit preisgegeben werden.

FAQ

Wer sollte Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Systeme nutzen?

Sowohl Existenzgründer und Startup-Unternehmen, als auch KMUs und Konzerne sind mit dem Einsatz moderner Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Programme gut beraten.

Denn sie vereinfachen nicht nur die Prozessabläufe in modernen Unternehmen, sondern damit lässt sich außerdem viel Zeit und Geld sparen.

Welches ist das beste Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Programm?

Der aktuelle Test hat belegt, dass es nicht ohne Weiteres möglich ist festzulegen, welches das beste Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Tool ist. Denn Fakt ist, dass laut dem Test im Vergleich jedes Unternehmen andere Wünsche und Ansprüche an ein solches Programm hat.

Was ist bei der Anschaffung eines solchen Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Tools zu beachten?

Die Test-Experten haben herausgefunden, dass ein Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Programm möglichst gut zum jeweiligen Unternehmen passen sollte. Dies bezieht sich unter anderem auf die Unternehmensgröße, aber auch auf die spezifischen Zielsetzungen und Erwartungen an ein solches Tool.

Welche Funktionen sollte ein Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Tool unbedingt aufweisen?

Alle relevanten Daten sollten einfach und ohne großen Aufwand eingepflegt und aktualisiert werden können. Transparenz muss großgeschrieben sein, aber auch die datenschutzrechtlichen Gegebenheiten müssen höchsten Anforderungen gerecht werden.

Es empfiehlt sich, dass auch Mitarbeiter Einblick in die Urlaubs- und Abwesenheitsdatenbank haben – am besten mit einem entsprechenden Freigabemodul.

Welche Features sind beim Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Programm weniger sinnvoll?

In Anlehnung an den jüngst durchgeführten Test ist es nicht unbedingt von Vorteil, wenn Mitarbeiter „in Eigenregie“ Änderungen am System – und sei es nur an ihren eigenen Daten – vornehmen können. Entsprechende Features sind daher meist überflüssig und könnten selektiert werden.

Was kostet ein Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Programm?

Einfache Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Programme sind schon für rund 5 Euro im Monat erhältlich. Andere Systeme werden nicht als Abo geboten, sondern können als Komplettlösung gekauft werden. Die Anschaffungskosten betragen für Programme dieser Art, je nach Umfang und Leistungsportfolio, zwischen 5.000 und 500.000 Euro.

Was ist besser – die Urlaubs- und Abwesenheitsplanung mit Excel oder mit einem modernen Planungstool?

Der Test zeigt eindeutig auf, dass ein Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Programm im Vergleich zu althergebrachten Excel-Lösungen weitaus eher dazu beitragen können, Zeit und Geld zu sparen.

Alternativen zu Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Programmen:

Manche Personaler bzw. Unternehmer scheuen nach wie vor die Inanspruchnahme moderner Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Programme. Der Grund dafür ist meist der im Vergleich sehr hohe Kostenaufwand.

So setzen sie alternativ auf klassische Karteikarten-Systeme, oder sie nehmen das traditionelle Excel-Programm zur Hilfe. Der Test hat jedoch gezeigt, dass viele Personaler mit den Tücken von Excel teilweise überfordert sind.

Die zahlreichen Formeln und Bedingungen, die schon allein bei der Konzeptionierung eines einigermaßen sinnvollen Urlaubs- und Abwesenheitsplanungsprogramms auf Excel-Basis eingepflegt und beachtet werden müssen, können die Freude am Job durchaus vergällen.

Darüber hinaus kosten sie Zeit, Geld – und Nerven. Aus dem Grund lohnt es sich, statt auf Excel zu setzen, Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung-Tools im HR-System zu integrieren. Je nachdem, welches EDV-System Sie nutzen, können derartige Planungstools eine hilfreiche Alternative im Vergleich zu Excel und Co. sein.

Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung Test 2023 • Die besten Abwesenheits- und Urlaubsverwaltungen im Vergleich