E-Mail Tracking Software Test 2023 • Die besten E-Mail Tracking Softwares im Vergleich

Was versteht man unter einer E-Mail Tracking Software?

Mittels E-Mail-Tracking werden die genauen Bedürfnisse und Wünsche aktueller und potenzieller Kunden erhoben. Dadurch wird es möglich, detailliertes und funktionales Feedback auf die umgesetzten Marketing-Maßnahmen zu erhalten. Als Maßnahmen gelten dabei sowohl einzelne E-Mails als auch umfangreiche E-Mail-Marketing-Kampagnen.

Eine klare Definition davon, was E-Mail-Tracking umfasst, gibt es bislang nicht. Im Kern werden darunter verschiedene Methoden zur Nachverfolgung von E-Mails verstanden. Erhoben werden unter anderem Daten zu Uhrzeit und Datum, an dem eine E-Mail empfangen oder geöffnet wurde. Auch IP-Adresse und Standort des Empfängers können ermittelt werden. E-Mail-Tracking sagt also etwas darüber aus, ob der gewünschte Adressat die E-Mail auch tatsächlich empfangen hat und wie er nach dem Empfangen mit der E-Mail umgegangen ist.

Hat der Empfänger sie gelesen? Gelöscht? Weitergeleitet? Auch, ob und wann er auf in der E-Mail enthaltene Links geklickt hat, kann zurückverfolgt werden. Zusammengefasst hilft E-Mail-Tracking-Software damit also Vertriebs- und Marketingteams, die Effektivität und Effizienz ihrer Kampagnen zu analysieren, zu bewerten, Kundenwünsche zu verstehen und Maßnahmen zielgruppenorientiert anzupassen.

Die entsprechende Software für den Vorgang nennt sich E-Mail-Tracking-Software. Sie bettet in die E-Mail ein unsichtbares Bild, sogenannte Tracking Pixel oder Web Beacons, ein. Wenn also der Empfänger die E-Mail öffnet, wird das eingebettete Bild geladen und verschiedene Daten an den Server gesendet. Da die Bedürfnisse von Unternehmen variieren, gibt es auch verschiedene Arten von Tools, Programmen und Apps zum E-Mail-Tracking. Freeware oder kostenpflichtige Versionen, Standalone oder CRM-Integration, Windows, IOS, Android und auch Linux: Die beste E-Mail-Tracking-Software hat einen deutlich größeren Funktionsumfang, als nur Öffnungsraten, Lesebestätigungen und Link-Tracking zu erheben.

Zur Kategorie E-Mail-Tracking-Software gehören grundsätzlich Programme, die eingehende und ausgehende E-Mails erstellen, verwalten, senden, planen und verfolgen können. Häufig in E-Mail-Plattformen integriert, ist auch die Planung von E-Mails nach verschiedenen Faktoren möglich. Zeitliche Beschränkungen, geografische Verteilung und Status von Neu- und Bestandskunden sowie Interessenten sind hier zu nennen. Auch können sich die Benutzer benachrichtigen lassen, wenn definierte Aktionen ausgeführt werden (z. B. E-Mail öffnen, Antwort senden, Anhang herunterladen, Links anklicken). Umfangreiche Programme verfügen zudem über A/B-Tests, Zielgruppenausrichtung und verschiedene Datenimport/-export- sowie Visualisierungsoptionen, bis hin zu komplexen Workflow-Management-Systemen.

Für kleine, mittlere und große Unternehmen (SMEs und Enterprises), Freelancer und Startups ist demnach Software mit verschiedenen Funktionsumfängen auf dem Markt erhältlich. Das spiegelt sich auch im finanziellen Rahmen wider. Die hauptsächlich angebotenen Preismodelle in dieser Kategorie sind: kostenlos, kostenloser Test oder Abonnement. Da die Programme international und universell einsetzbar sind, ist die Sprache der Programmoberfläche hauptsächlich Englisch, doch auch weitere Sprachen wie Französisch und Japanisch sind vereinzelt zu finden.

Da E-Mail-Marketing in der Regel auch eine Funktion von Marketing-Automatisierungs-Software ist, sind Programme mit weiteren relevanten Funktionen auf der Seite der Kategorie Marketing-Automatisierungs-Software zu finden.

Die ausgewählten Softwares im Detail

Im Folgenden stellen wir Ihnen die einzelnen vorgestellten E-Mail Tracking Softwares etwas genauer und individueller vor.

Groove

Die webbasierte Sales-Engagement-Plattform “Groove” eignet sich für kleine bis große Unternehmen und für wachsende Startups. Derzeit verwenden über 50.000 Unternehmen diese Software, darunter auch Google und Uber. Groove überzeugt mit einer einfachen Handhabung bzw. mit einer hohen Benutzerfreundlichkeit, der Möglichkeit in Teams zu arbeiten und einer unkomplizierten Verwaltung aller wichtigen Bereiche. Diese Software soll den ganzen Vertriebsprozess der Mitarbeiter vereinfachen und beschleunigen, sodass diese sich nebenher besser auf den Aufbau von Kundenbeziehungen und auf die Umsatzgenerierung konzentrieren können.

Groove versorgt seine Nutzer schließlich mit den nötigen Berichten und entwickelt Prognosen, welche anschließend in die weiteren Strategieüberlegungen einfließen können. Die Plattform verfügt über zahlreiche Funktionen innerhalb des E-Mail-Marketings, der Tracking-Analyse und des Workflow-Managements. Innerhalb des E-Mail-Marketings lässt sich Groove sogar durch Gmail und Outlook erweitern, wenn dies gewünscht ist. Die englische Software ist derzeit als kostenlose Testvariante und als monatliches Abonnement erhältlich.

PoliteMail

PoliteMail verbindet das vertraue E-Mail-Programm (Microsoft Outlook, Exchange) mit Listenmanagement-Tools, E-Mail-Analysen und responsiven HTML-Design. Diese Software ermöglicht eine verbesserte Unternehmenskommunikation, da fortschrittliche Analysen bestimmte Metriken, wie Klick-, Öffnungs- und Leserate der einzelnen Mitarbeiter wiedergeben. Daraus kann das allgemeine Engagement der Mitarbeiter ermittelt werden. Diese Kennzahlen helfen dem Unternehmen dabei bessere Ergebnisse auf lange Zeit zu erzielen. Neben den aussagekräftigen Berichten verfügt PoliteMail weitere leistungsstarke Funktionen.

Dazu zählen beispielsweise gefilterte Ansichten, ein anpassbares Branding, Reporting, die Erstellung von Kampagnen und die Verwaltung von diversen Benutzergruppen. Innerhalb des E-Mail-Marketings können Nutzer E-Mails vorausplanen, kategorisieren, personalisieren, versenden und verwalten. Zusätzlich können Mitarbeiter die Vorlagen nach Belieben verändern und anpassen. Mit Hilfe von Tracking-Analysen kann das Unternehmen zielgruppengerecht E-Mail-Adresse aggregieren und Antworten verfolgen. Die webbasierte Software eignet sich für Unternehmen jeder Größe.

GMass

Das Plugin “GMass“ ist eine Google Chrome-Erweiterung, mit dem Nutzer effizientes E-Mail-Marketing betreiben und diverse Kampagnen einfach über ihr Gmail-Konto aus versenden können. Mit Hilfe von GMass können Massen-E-Mail-Kampagnen problemlos durchgeführt werden und Empfängerlisten können erstellt und verwaltet werden. Manager haben die Möglichkeit in den versendeten Marketing-E-Mails sogenannte Abmelde-Links zu integrieren und sich anschließend benachrichtigen zu lassen, sobald sich ein Benutzer dazu entscheidet sich abzumelden.

Nutzer können sich die endgültigen E-Mail-Kampagnen in einer Art Vorschau anzeigen lassen, um diese noch weiter zu gestalten oder mögliche Fehler zu beseitigen. Die eintreffenden Antworten werden von der Software verwaltet und sortiert, sodass ein hoher administrativer Aufwand verringert wird. Nach Abschluss der Marketing-Kampagnen haben Unternehmen die Chance mit den Berichten einen Einblick in die verschiedenen Metriken (geöffnete, geklickte, beantwortete, abgelehnte, abgemeldete Mails) zu erlangen. Die englische, webbasierte Software ist derzeit nur als Abonnement erhältlich und eignet sich hervorragend für kleine bis große Unternehmen.

Mixmax

Mixmax ist eine Software, welche primär auf E-Mail-Kommunikation und Vertriebsproduktivität spezialisiert ist. Sie hilft Unternehmen Kunden zu generieren und die Bindung zu stärken. Mixmax verfügt über eine Vielzahl von leistungsstarken und intuitiven Funktionen. Darunter beispielsweise personalisierte E-Mails, E-Mail Verfolgung, E-Mail Planung, automatisiertes Workflow-Management, CRM-Synchronisation, diverse Vorlagen und vieles mehr. Um die Kommunikation weiter auszubauen verfügt Mixmax über zahlreiche Integrationen, wie Dropbox, Twitter, Google Calendar, Salesforce, Github und einige weitere.

Die enthaltenen Tools in der Software sorgen für eine maximale Flexibilität und Professionalität. Das Ein-Klick-Planungstool beispielsweise ermöglicht, den Kunden ganz einfach über die Mail einen Termin bzw. ein Meeting zu vereinbaren. Mixmax bucht und verwaltet somit gleich mehrere Meetings. Des Weiteren können Umfragen, Vorschauen und Erhebungen über Mixmax stattfinden. Das Tracking-Management der Software erlaubt dem Unternehmen einen Einblick in das Engagement und der Kommunikationsleistung, sodass die Öffnungs- und Antwortraten analysiert und prognostiziert werden. Mixmax kann bereits schon kostenfrei erworben werden. Für mehr Kapazität und Funktionen stehen Abonnements zur Verfügung.

Mailshake

Die Sales Engagement Plattform “Mailshake” vereinfacht den Nutzern den Vertriebsprozess ungemein. Egal ob personalisierte Massen-E-Mail-Kampagnen in großem Umfang oder automatisierte Arbeitsabläufe festlegen. Alles ist möglich, auf nur einer einzigen Plattform. Mailshake hilft seinen Anwendern dabei Mails zu versenden, zu empfangen und zu verfolgen. Administratoren können über diese Plattform Marketing-E-Mails planen und an Ereignisse oder Termine binden. Der hohe Automatisierungsgrad der Software beinhaltet daher ereignisauslösende Aktionen, welche anschließend von der Software selbstständig bearbeitet werden.

Mailshake verfügt über zahlreiche Integrationen zu Drittanbietern wie beispielsweise Hubspot, Salesforce, Pipedrive und tausenden von Google-Apps. Derzeit ist die englische, webbasierte Plattform als monatliches Abonnement erhältlich und ist vornehmlich für den Gebrauch in kleinen und mittelständischen Unternehmen gedacht.

Yesware

Yesware ist ein Allround-Toolkit für den Vertriebler. Es ist dafür entwickelt worden, um Vertriebsprozesse zu erleichtern und die Produktivität zu steigern. Die Software verfügt über zahlreiche Werkzeug-Tools mit denen unkomplizierte Meetings geplant, Kunden akquiriert und administrative Aufgaben automatisiert werden können. Mit Hilfe der Berichte und Prognosen ist es den Mitarbeitern möglich, Fehlerquellen zu analysieren und sich als Team langfristig zu verbessern. Demnach zeigt die Software Metriken, wie die Öffnungs-, Lese- und Klickrate von Marketing-Kampagnen an, welche für nachfolgende Projekte interessant sein können.

Yesware verfügt über leistungsstarke Funktionen, die das Arbeiten effektiver und authentischer gestalten soll. Dazu zählen: die Live-Meeting-Planung (z.B. mit Zoom), diverse Vorlagen, E-Mail-Kategorisierung, E-Mail-Tracking, E-Mail-Planung, Berichte, Kampagnen, Benachrichtigungen und einiges mehr. Durch die Kompatibilität zu iOS kann die webbasierte Software nunmehr auch flexibel von unterwegs genutzt werden. Durch eine kostenlose Testversion ist es Interessenten erlaubt sich von den Vorteilen des Toolkits selbst zu überzeugen.

Docsify

Das zielgruppenorientierte E-Mail-Kommunikationstool “Docsify” erleichtert die administrativen Aufgaben bereits für kleines Geld. Die Software ist primär auf kleinere bis mittelständische Unternehmen ausgerichtet, eignet sich jedoch auch hervorragend für Startups und Freelancer. Die E-Mail-Tracking-Funktion ermöglicht den Nutzern einen Überblick zu den aktuellen Link-Klick- und E-Mail-Öffnungsraten, sowie eine Einsicht, wer sich die Anhänge in der Mail ansieht.

Mit Docsify können Anwender ihre eigenen Textvorlagen, Domains und Teams erstellen. Des Weiteren ist es möglich E-Mails im Voraus zu planen, zu kategorisieren und diese anschließend zur bestmöglichen Zeit zu versenden. Alle leistungsstarken Funktionen, Werkzeuge und Tools sind in einem Dashboard vereint und lassen sich problemlos verwalten. Docsify ist eine englische Software, welche bereits als kostenlose, limitierte Version erhältlich ist. Für mehr Funktionen und Anwendungen können Interessenten je nach Bedarf monatliche Abonnements abschließen.

Cirrus Insight

Cirrus Insight ist eine klassische Erweiterung der E-Mail-Programme Outlook und Gmail und kann von überall aus genutzt werden, da es Web-, iOS- und Android-Geräte unterstützt. Mit dieser Software ist es möglich unkompliziert und problemlos E-Mails zu verfolgen, Meetings zu planen, E-Mail-Kampagnen zu versenden und personalisierte Mail-Vorlagen zu gestalten. Durch die Integration zu Drittanbietern wie Salesforce, gelingt es Nutzern notwendige Daten über einen Posteingang zu synchronisieren und zu verwalten. So können Kontakte und andere Datensätze aktualisiert, E-Mails nachverfolgt und gleichzeitig Vertriebsgespräche geplant werden. Durch diese automatisierte Software wird die Produktivität gesteigert und kostbare Arbeitszeit gespart.

Bei abgeschlossenen E-Mail-Kampagnen können Nutzer die Anhang- und Link-Aktivität, sowie die Öffnungsrate der Kunden erfassen. Cirrus Insight ist eine der wenigen Softwares, die über mehrere Sprachangebote verfügen. Derzeit ist sie in englisch, französisch und japanisch erhältlich. Die Software ist über ein monatliches Abonnement zugänglich. Interessenten können jedoch vorher die kostenlose Testvariante nutzen, um sich zu überzeugen.

SalesHandy

Bei SalesHandy handelt es sich um eine intelligente und hochmoderne Sales Engagement Plattform, welche Vertrieblern dabei hilft, ihren Arbeitsalltag effektiver und einfach zu gestalten. Die Plattform eignet sich für Startups, Agenturen und für Unternehmen jeder Größe. Im Bereich des E-Mail-Marketings und des E-Mail-Trackings unterstützt die Software ihre Anwender beim Versenden und Nachverfolgen von personalisierten E-Mail-Kampagnen. E-Mails können beispielsweise nach der gewünschten Zeitzone geplant und automatisiert werden, sodass diese selbstständig an die Empfänger versandt werden.

Mit SalesHandy ist es möglich Einblicke in die E-Mail-Kommunikationsleistung zu erlangen, um die Klick-, Antwort- und Öffnungsrate langfristig zu verbessern. Durch die Integration von E-Mail Anbietern wie Outlook, Gmail, Yahoo und co., ist es den Anwendern möglich, die E-Mail-Kommunikation weiterhin über ihr gewünschtes Postfach zu betreiben. Erhältlich ist SalesHandy bereits in einer kostenlosen, limitierten Version. Für unbegrenzte Funktionen und Anwendungen können Interessenten ein monatliches Abonnement nach ihren Bedürfnissen abschließen.