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Digitale Unterschriften

Wozu man sie braucht und wie auch kleine Unternehmen sie zum günstigen Preis nutzen können

Wer viel mit Verträgen zu tun hat, kennt den Papierkrieg, der bisher immer damit einher gegangen ist. Dokumente müssen zwischen den Vertragspartnern zum Unterschreiben postalisch hin- und hergeschickt werden. Das kostet Zeit und geht manchmal sogar zulasten der Wettbewerbsfähigkeit, wenn die Konkurrenz auf schnellere, digitale Signaturverfahren setzt. Mit e-Signatures lässt sich nicht nur der Prozess, der mit dem Unterschreiben einhergeht, beschleunigen, sondern die Arbeit wird auch übersichtlicher. Man kann direkt nachverfolgen, welche Vertragspartner den Vertrag bereits unterschrieben haben, und bei Vollständigkeit wird er digital abgelegt, sodass er leicht wiedergefunden werden kann. Das spart im Geschäftsalltag nicht nur Zeit, sondern auch Nerven. Im Folgenden erfahren Sie, wozu digitale Signaturen benötigt werden, und welche Anwendung insbesondere für kleine Unternehmen, Startups oder Selbstständige gut geeignet ist, um ihr Vertragswesen künftig auf „digital“ umzustellen.


Anforderungen an digitale Unterschriften

Schon bald wird nur noch selten händisch unterschrieben.

Die handschriftliche Signatur wird immer mehr durch digitale Lösungen verdrängt.

Eine digitale Unterschrift ist mehr als nur das eingescannte Bild einer handschriftlichen Signatur. Letztere ist nämlich nicht rechtsverbindlich, da das Original eines Dokuments nicht von einer Kopie unterschieden werden kann.

Daher gelten für die digitale Unterschrift besondere Anforderungen, damit diese bei Rechtsstreitigkeiten vor Gericht dasselbe Gewicht hat wie eine handschriftliche Signatur.

Die eIDAS-Verordnung (Electronic Identification And Trust Services) legt dabei die Regeln fest, die für rechtskonforme digitale Unterschriften im EU-Raum gelten.

Die niedrigste Stufe der digitalen Unterschrift ist die einfache elektronische Signatur. Sie sollte jedoch nur in formlosen Dokumenten Anwendung finden, da sie kein Äquivalent zu einer handschriftlichen Signatur darstellt.

Die höchste Stufe einer rechtskonformen digitalen Signatur ist die qualifizierte elektronische Signatur und stellt das digitale Pendant zur analogen Unterschriftenvariante dar.

Genau wie eine handschriftliche Signatur muss eine digitale Unterschrift eindeutig, fälschungssicher und langfristig überprüfbar sein.
Des Weiteren muss das Verfahren zur Übermittlung und Archivierung der Signatur verschlüsselt sein, sodass nachträgliche Änderungen jederzeit nachvollzogen werden können.

Anwendungen für PCs oder mobile Endgeräte, die diese Form der Signatur bieten, müssen gemäß der eIDAS zertifiziert sein, damit sie im europäischen Raum als Äquivalent zu einer handschriftlichen Signatur anerkannt werden können.


Elektronische Signaturen auch für kleine Unternehmen immer wichtiger

In der digitalisieren Welt wird das Papier immer weiter aus den Büros verbannt und Verträge werden zunehmend nur noch in digitaler Form abgeschlossen.

Bisher waren es vor allem große Unternehmen, Kanzleien, oder Immobilienagenturen, die täglich mit Verträgen zu tun haben und daher auf digitale Lösungen für den Unterschriftsprozess gesetzt haben. Doch längst ist die digitale Unterschrift auch bei Freiberuflern und Start-Ups angekommen. Da diese jedoch nicht jeden Tag mehrere Verträge zum Unterschreiben zu verschicken haben, sondern nur einige wenige pro Monat, sind die Angebote vieler e-Signature-Anbieter für jene oft unverhältnismäßig teuer, weswegen viele kleine Unternehmen bisher darauf verzichten.

Das französische Unternehmen Yousign, zum Beispiel, hat diese Problematik erkannt, und bietet mit seinem Produkt Yousign ONE ein Paket an, in dem Sicherheit und günstige Konditionen vereint werden sollen.

Yousign ONE kostet 9 Euro pro Monat und beinhaltet 10 Dokumentensendungen. Außerdem profitieren Nutzer/innen von der wichtigen Zwei-Faktor-Authentifizierung, mit der zweifelsfrei die Identität der Empfänger festgestellt werden kann. Diese Authentifizierungsmethode ist bei vielen anderen Anbietern nur in deren Premium-Angeboten verfügbar, die sich für kleine Unternehmen kaum lohnen.

Ein weiterer Vorteil im Gegensatz zu anderen Anbietern aus den USA ist, dass Yousign aufgrund seines Sitzes in Frankreich an die EU-Datenschutzverordnung gebunden ist und im Rahmen der eIDAS-Verordnung überprüft und zertifiziert wird. Dies bietet Nutzern und Nutzerinnen aus dem gesamten europäischen Raum die Sicherheit, dass die zu unterzeichnenden Dokumente vertraulich versendet und gespeichert werden, und die Unterschriften absolut rechtskonform sind.

Beim Unterschreiben wird die Signatur mit einem Zeitstempel versehen, sodass diese eindeutig zugeordnet und nachverfolgbar archiviert werden kann.

Des Weiteren können Nutzer/innen einen Genehmigungsworkflow einrichten, der vorgibt, in welcher Reihenfolge ein Dokument von den einzelnen Personen unterschrieben werden soll.

Damit das Unterschreiben eines Dokuments möglichst fristgerecht durchgeführt wird, beinhaltet Yousign ONE außerdem einen automatischen Erinnerungsdienst. Die Anwendung bietet somit alle Funktionen, die zu einem sicheren Signaturverfahren gehören, zu einem erschwinglichen Preis, der auch kleinen Unternehmen ermöglicht, noch digitaler zu werden.

Bildquelle: „Unterschrift Vertrag“ © geralt @ pixabay
Autor: Redaktion

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