Die besten Aktenschränke kaufen - der große Vergleich

Gibt es unterschiedliche Ausführungen des Aktenschrankes?

Ja, denn auch das Unterbringen von Akten muss auf die Größe des Büros, aber auch die Wichtigkeit der Informationen, die sich darin befinden, unterschieden werden.

Der Klassiker

Der klassische Aktenschrank ist eigentlich dem Kleiderschrank nachempfunden und besteht aus Holz mit Flügeltüren, die bei Öffnung einige Regalböden besitzen. Passenderweise sind diese immer im selben Abstand einer Ordnerhöhe angeordnet, damit sich die Hefter schnell unterbringen lassen. Die meisten Anwender nutzen den Aktenschrank auch für Ablagefächer, um Unterlagen darin aufzubewahren. Alternativen sind heute Schränke aus Metall mit Schiebetüren. Sie sind in unterschiedlichen Breiten und Höhen erhältlich, was die Anpassung an die Raumgröße ermöglicht.

Der Verschließbare

Aufgebaut wie der klassische Aktenschrank, aber mit einer Schließoption, dass Unbefugte keinen einfachen Zugang zu den Unterlagen erhalten. Besonders im Rahmen des Datenschutzes sind abschließbare Aktenschränke am Arbeitsplatz heute überwiegend vorgeschrieben. Der Schlüssel darf nur von zuständigen Mitarbeitern genutzt werden.

Das Aktenschrank-Karussell

In großen Büros sind diese Aktenschränke heute noch bekannt. Das Karussell bietet auf unterschiedlichen Ebenen Platz für die Ordner, die sich nach Bedarf einfach drehen lassen. So können auch mehrere Mitarbeiter gleichzeitig nach der passenden Akte suchen. Allerdings sind diese Modelle nicht verschließbar.

Der Schubladenschrank

Meist mit Hängeeinheiten und nur für Akten oder Schnellhefter vorgesehen, stoßen Sie hier auf einen Aktenschrank, der das übersichtliche Ablegen von Fallakten ermöglicht. Mit den richtigen Mappen, die an der Oberseite einen Reiter haben, ist die Beschriftung einfach umsetzbar. Das Suchen nimmt weniger Zeit in Anspruch als das Durchblättern eines vollen Aktenordners nach dem richtigen Dokument.

Woran Sie einen guten Aktenschrank Test erkennen

Akten wiegen viel und vor allem müssen Sie sicher sein. Deswegen ist es wichtig, dass ein Aktenschrank-Test sich mit der Sicherheit der Schlösser und der Stabilität eines Schrankes befasst. Auf diese Weise können Sie schnell erkennen, ob das Aktenschrank-Schnäppchen wirklich eines ist, oder ob Sie hier in die falsche Abteilung gegriffen haben.

Welche Vorteile haben Aktenschränke?

Im Gegensatz zu einem einfachen Regal haben Aktenschränke die passende Größe für Handakten und Aktenordner. Dadurch können Sie eine Pflege der Dokumente erreichen, die ohne Knicke oder Eselsohren auskommt. Zudem ist es wichtig, dass der Aktenschrank immer mit einer Tür versehen ist. So wird dem Betrachter auf den ersten Blick nicht ersichtlich, wo sich Dokumente befinden könnten.

Abschließbarkeit hat den Vorteil, dass die Akten einer Sicherung unterliegen und sich niemand unbefugt Zugriff verschaffen kann. Natürlich ist ein kleines Schloss keine Hürde für erfahrene Diebe, aber es benötigt schon mehr Zeit als einfach den Schrank zu öffnen und die Akten zu entnehmen.

Aktenschrank kaufen – was muss beachtet werden?

Material

• Bei einer klaren und hellen Einrichtung sind Aktenschränke aus einem hellen Massivholz immer am besten und stabilsten. Sie können zusätzlich die Luftfeuchtigkeit kompensieren und schützen das Papier im Inneren vor dem Aufweichen.
• Schränke aus Metall sind modern in der Ansicht, haben aber den Vorteil, dass eine Sicherung vor Hitze besteht. Besonders bei einem Feuer kann bei schneller Reaktion der Inhalt allein durch den Schrank geschützt werden. Allerdings sind hier die Nutzungsbreiten begrenzt, da fast nur dünne Handakten darin Platz finden.
• Karussells sollten einen Mix aus Holz, Glas oder Kunststoff für eine bessere Übersicht aufweisen und können zudem für einen optischen Blickfang sorgen.

Schloss

Wenn der Aktenschrank verschließbar ist, dann lohnt sich ein Schloss, dass bereits mit einem Ersatzschlüssel ausgestattet ist. Hochwertige Aktenschränke in diesem Bereich können auch über ein elektronisches Schloss mit Code verfügen. Allerdings liegt hier der Anschaffungspreis des Aktenschrankes höher.

Montage

Am besten sollten der Aktenschrank auch für eine Montage an der Wand vorgesehen sein, damit er nicht schnell von der Stelle gerückt werden kann. Allerdings ist es von Vorteil, wenn die entsprechenden Hilfsmittel für die Montage bereits im Lieferumfang enthalten sind.

Wo steht der Aktenschrank optimal?

Am besten immer in einem zugänglichen Bereich, der nicht durch Tische oder andere Möbel gestört wird. Gerade das Karussell hat hier seine Vorteile, weil es in einem großen Büro einfach in der Mitte des Raumes stehen kann. Aber auch die anderen Schränke sollten immer an einer freien Wand stehen.

Sofern Sie den Aktenschrank für das Homeoffice benötigen, ist es sinnvoll, wenn Sie nach einem strategischen Punkt suchen, der es Ihnen ermöglicht, auch ohne die Akten im Hintergrund zu telefonieren. Gerade bei Aktenschränken, die offen sind oder an denen sich noch Post-its befinden, könnte es zu einer Verletzung des Datenschutzes kommen.

Für den privaten Gebrauch im heimischen Bereich, um Rechnungen oder Verträge unterzubringen, wählen Sie am besten einen Wohnraum aus, der keiner großen Feuchtigkeit ausgesetzt ist. Nutzen Sie am besten das Gästezimmer, wenn vorhanden oder das Wohnzimmer. Zwar könnten die Ordner auch in der Schrankwand stehen, aber es stört mitunter den dekorativen Charakter.

Die Aktenschrank-FAQs

Wie viele Akten passen in einen Aktenschrank?

Das lässt sich nicht pauschal sagen, weil das auch immer die Form, Höhe und Breite des Schranks ankommt. Entnehmen Sie also bitte bei Aktenschrank Käufen immer der Angabe des Herstellers, wie viele Ordner welcher Breite darin Platz finden. Pauschalisiert werden meist die Kartonordner mit 8 Zentimeter Breite als Maß angenommen.

Gibt es Alternativen zum Aktenschrank?

Ja, ein einfacher Schrank mit höhenverstellbaren Böden oder auch ein Regal. Allerdings können hier meist die Sicherheitsanforderungen an den Schrank nicht erfüllt werden. Zudem sollten Sie bedenken, dass nicht alle Schränke und Regale die erforderliche Tiefe besitzen. Mitunter ist das Regal zu schmal und die Ordner hängen über oder kippen ab.

Wie schaffe ich Ordnung im Aktenschrank?

Am besten durch das Beschriften der Ordner nach Thematiken oder Alphabet. Am einfachsten ist es bei Schubladenmodellen, da diese sich an der Schublade selbst beschriften lassen, was das Öffnen aller Schubladen unnötig macht. Bedenken Sie aber immer, wenn Sie einen günstigen Aktenschrank online kaufen, dass der entsprechende Platz für eine Kategorisierung vorhanden sein muss.

Wie lange muss ich Akten aufbewahren?

Quittungen, Kontoauszüge und Steuerbelege in der Regel 10 Jahre. Alle anderen Unterlagen müssen zunmindest über die Länge der Laufzeit plus fünf Jahre vorhanden sein. Sollten Sie praktizieren, dann sind Patientenakten mindestens über 30 Jahre zu archivieren. Allerdings sollten Sie bei Akten immer einen Bereich mit aktuellen Unterlagen haben und einen Bereich nach Jahren sortiert mit allen Unterlagen, die nur noch das Archiv bilden.

Wer sind die bekanntesten Anbieter von Aktenschränken?

• Tischkönig
• Midori
• Schäfer
• Relaxdays