E-Mail-Adressen sinnvoll organisieren

Mit der richtigen E-Mail-Strategie macht man sich das Leben leichter. Foto: Christin Klose/dpa-tmn
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19. Dezember 2019 - 10:18 Uhr

Von der Kommunikation privat wie beruflich übers Onlineshopping bis hin zum Verwaltungsakt: Ohne E-Mail geht nichts.

Selbst, wenn man bei einem Dienst sein Passwort vergessen hat, erhält man das neue oft per Mail. Umso wichtiger ist es also, die eigene(n) E-Mail-Adresse(n) sorgsam zu wählen.

Worauf es dabei ankommt, hängt davon ab, wofür die Adresse genutzt wird, sagt Marcus Pritsch von der Stiftung Warentest. "Am besten hat man nämlich eine Hauptadresse für die offiziellen Anfragen und E-Mails an Freunde und Familie", rät er. "Damit kann man sich auch online bei wichtigen Anbietern einloggen, etwa bei einem Zahlungsdienstleister."

Umgang mit Datenschutz wichtig

Gerade bei der Hauptadresse sollte man wählerisch sein. Wichtig sei der Anbieter-Umgang mit Datenschutz und Privatsphäre, so Pritsch. "Entscheidend ist hier erstmal, wo das Unternehmen seinen Sitz hat. In den USA haben die staatlichen Stellen zum Beispiel Zugriff auf alle Daten. Bei europäischen Anbietern ist das nicht der Fall".

Die Provider 1&1, Web.de, GMX, Telekom (T-Online-/Magenta-Mail), Strato und Freenet nutzen für E-Mails eine Transportverschlüsselung - sowohl zwischen ihren Nutzern und Rechenzentren als auch untereinander. Die Initiative nennt sich "E-Mail made in Germany".

Wird die Nachricht so verschickt, ist sie zwar oft verschlüsselt - aber der Anbieter könnte sie noch lesen, wenn er wollte. Das könne man sich vorstellen wie eine Postkarte im Postsack, sagt Pritsch. Unterbinden lasse sich das per Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, die auch und insbesondere für sensible Nachrichten wichtig ist, zum Beispiel an den Arzt. Nur Absender und Empfänger können die Nachricht dann lesen, so wie einen Brief, der im Umschlag steckt.

E-Mails am besten verschlüsseln

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) empfiehlt grundsätzlich, Mails zu verschlüsseln. Viele Lösungen dafür basieren auf dem Verschlüsselungs-Konzept Pretty Good Privacy (PGP). Ende-zu-Ende-Verschlüsselung funktioniert aber nur, wenn Absender und Empfänger dasselbe Verschlüsselungs-System eingerichtet haben - neben der Komplexität ein Grund, warum Privatleute kaum verschlüsseln.

Als Alternative zu den großen bieten sich kleinere Provider an, die besonderen Wert auf Datenschutz legen, sagt Jo Bager vom Fachmagazin "c't". "Wem Datenschutz wichtig ist, der ist bei einem der beiden deutschen Anbieter Posteo oder Mailbox.org gut aufgehoben. Diese legen großen Wert auf Sicherheit und es gibt dort keine personalisierte Werbung." Ein Konto gibt es ab monatlich 1 Euro.

Aber für die Hauptadresse lohne es sich durchaus, etwas Geld in die Hand zu nehmen, meint Warentester Pritsch. Er empfiehlt außerdem, zusätzliche Adressen einzurichten, etwa für Newsletter oder fürs Onlineshopping. "Gerade kleine Onlineshops, die gefährdet sind, gehackt zu werden, sollte man von seinem Hauptaccount trennen." Für vollen Durchblick sollte man alles auf die Hauptadresse umleiten oder diese mit einem Mailprogramm wie Thunderbird sammeln und verwalten.

Wegwerfadressen gegen Spam

Es gibt sogar die Möglichkeit, sogenannte Wegwerfadressen einzurichten, weiß Bager. Das bietet sich etwa für die Teilnahme an Preisausschreiben an, "um nicht anschließend in Werbemails zu ertrinken". Spamgourmet.com sei etwa ein Gratis-Anbieter dafür.

Und welche Adresse wählt man? "Vorname.Nachname ist sicher die seriösere Variante, eine Bewerbung etwa will man wohl eher nicht von der Adresse "Blaues_Einhorn@irgendwas.de" aus versenden", sagt Bager.

Für Accounts, die vor allem für Newsletter & Co herhalten sollen, könne man dagegen ruhig was Lustiges wählen, sagt Pritsch. Dann ließe sich auch nicht aus der Adresse auf die Person dahinter schließen.

Sicheres Passwort nötig

Besonders wichtig ist außerdem, den zentralen Mailaccount mit einem besonders sicheren Passwort zu schützen. "Weil man damit nicht nur Inhalte der persönlichen Kommunikation schützt, sondern auch den Zugriff auf andere Dienste", erklärt Bager. Viele Anbieter ermöglichten es, das Passwort auf dem E-Mail-Weg zurückzusetzen. "Hat ein Angreifer den Account gekapert, kann er dann zum Beispiel das Passwort bei einem Online-Shop zurücksetzen, dort das Nutzerkonto übernehmen und sich auf Kosten des Opfers Dinge bestellen."

Warentester Pritsch rät zu einem möglichst langen, schwierigen und vor allem einzigartigen Passwort: "Es ist zum Beispiel möglich, einen Satz zu bilden mit Zahlen und Sonderzeichen. Aus den Anfangsbuchstaben lässt sich ein Passwort formen, das nur schwer zu knacken ist."

Info-Kasten: So laufen Wechsel und Umzug

Kostet die alte E-Mail-Adresse nichts, kann sie nebenher einfach weiterlaufen und zum Beispiel für Newsletter benutzt werden. So bleiben die gesammelten E-Mails erhalten. Man kann sein Mail-Archiv aber auch zum neuen Anbieter übertragen, weiß Pritsch. "Viele Anbieter haben einen Umzugservice, der dabei unterstützt. Alle Mails werden in der gleichen Ordnerstruktur übertragen." Dazu muss man aber sein Passwort angeben - und sollte dies gleich danach ändern.

Es geht aber auch ohne Umzugsservice. "In Mailprogrammen wie Outlook oder Thunderbird lassen sich die neue und alte Adresse einbinden", so Pritsch weiter. "Beim neuen Account sollte die gleiche Ordnerstruktur für E-Mails angelegt werden, dann lassen sich die Nachrichten ganz einfach verschieben."

Quelle: DPA